６つのSTEPで株主総会・みなし株主総会の招集ができます。

招集通知、参考資料の一部、委任状（みなし株主総会の場合は提案書、参考資料の一部、同意書）が自動生成されるため、手続きがスムーズに進みます。

STEP.1 基本情報入力

STEP.2 招集通知作成

STEP.3 参考書類作成：このSTEPで自社の委任状を添付することができます。

STEP.4 招集する株主と株式の選択

STEP.5 メール送付方法の選択

STEP.6 最終確認：「自分宛にテスト送付」機能を利用して、実際に送付されるメールと書類の内容を確認できます。

委任状や同意書はメール送付時に自動生成されます。

💡事前に「証券データ」の登録と「電磁的方法による招集通知の送付」の申請をしておくと、その後の作業がスムーズに進みます。

参考ガイド：【証券データ】証券データの入力方法

参考ガイド：【株主総会】電磁的方法による招集通知の送付申請について

STEP.1 基本情報入力

招集通知や参考書類などを自動生成するために、基本情報を入力します。

株主総会	入力内容
① 開催方法	みなし株主総会を実施する場合は「みなし開催にする」を選択。
② 英語の併記（※1）	プロフェッショナルプランのみ利用可。招集通知メールのみ対応。
③ 株主総会種別	定時・臨時・種類の3通種類から選択可能。
④ バーチャルの参加可否	リアル株主総会、ハイブリッド型バーチャル株主総会（参加型）/（出席型）の3種類から選択。 ※みなし開催の場合は表示なし
⑤採用する議決権の行使方法	デフォルトで選択（みなし開催の場合は表示なし）
⑥招集日	デフォルトで招集通知作成日が表示。
⑦開催日	任意の日を入力。⑩株主総会名に関連する情報
⑧開催時刻	任意の時間を入力。⑩株主総会名に関連する情報
⑨開催場所	前回の株主総会で設定した場所が引き継がれる。（初めての場合は空欄）
⑩株主総会名	「株主総会種別」「開催日」「開催時刻」を入力すると自動生成。

参考ガイド※1：【株主総会】海外の投資家に株主総会の招集通知を送る

会社情報	入力内容
⑪会社名　⑫本店所在地 ⑬会社設立日　⑭決算月	アカウントの会社情報に連動。右側の「編集」より編集可能。
⑮代表者肩書　⑯代表者氏名 ⑰委任状の委任先	アカウントの会社情報との連動なし。　初めて株主総会を行う場合は空欄。前回の株主総会の情報が引き継がれます。

報告事項	入力内容
⑱表題	「定時株主総会」選択時のみ表示。招集通知の報告事項に記載される内容。

決議事項	入力内容
⑲第1号議案（※2）	17議案より選択可能。参考書類の自動生成対応の議案は下記５議案。「計算書類承認の件」「取締役選任の件」「取締役報酬改定の件」「監査役報酬改定の件」「代表取締役選定の件」　該当する議案がない場合は「その他」を選択。
第2議案〜第30議案	右下の「追加」ボタンをクリックすると、30議案まで表示可能。

参考ガイド※2

【株主総会】議案に該当するものがない場合はどうしたらよいですか？

メールに記載する補足情報	入力内容
⑳補足情報（※3）	「招集通知の送付メール」に文章を追記したい場合や委任状や参考資料を添付したことを招集通知メールで伝えたい場合はこちらに記入。

参考ガイド※3：自社で作成した委任状（同意書）を招集通知（提案書）メールに添付する場合

STEP.2 招集通知作成

「自動生成」と「PDFをアップロード」の2種類の作成方法から選択できます。

自動生成

作成方法で「自動生成」を選択し、「自動生成に関する確認」をご確認の上「確認しました」にチェックを入れ「次へ」をクリックしてください。

※ STEP.1「基本情報」をもとに招集通知が自動生成されます。（みなし開催は提案書）

※プレビュー内の「なお書き」「欄外事項」は、必要に応じて編集ができます。

PDFをアップロード

作成方法で「PDFをアップロード」を選択し、「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」で資料をアップロードし、「次へ」をクリックしてください。

STEP.3 参考書類作成

「自動生成」「PDFをアップロード」「添付しない」の3つの添付方法から選択できます。

自動生成

添付方法で「自動生成」を選択すると、議案に応じた参考書類が作成されます。

STEP.1で選択した決義事項の内、下記５議案のみ対応しています。

「計算書類承認の件」「取締役選任の件」「取締役報酬改定の件」

「監査役報酬改定の件」「代表取締役選定の件」

　※自動生成された書類の文言は変更できません。

　　参考ガイド：【株主総会】自動生成した参考書類は編集できますか？

　※「プレビュー」より送付される書類内容を確認できます。

PDFをアップロード

その他の参考資料や自社の委任状を添付する場合は「アップロード」より添付できます。

添付方法で「PDFをアップロード」を選択し、「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」で書類をアップロードし、「次へ」をクリックします。

自社で作成した委任状（同意書）を招集通知（提案書）メールに添付する場合

自社の委任状（同意書）を添付する場合は、このSTEPでファイルをアップロードしてください。ただし、自動生成された委任状（同意書）も同時に送付されるため、STEP1基本情報入力画面の「メールに記載する補足事項」に添付した委任状をご利用いただくよう記載してください。

STEP.4 招集する株主と株式の選択

参照データで「証券データ」か「株主」を選択し、「基準日」を設定します。

招集対象ではない株主は、右側のチェックボックスからチェックを外してください。

※基準日時点で株を保有している株主の「株主名」「保有株式の種類」「株数」などが

　表示されます。

▼招集対象者の選択方法

「取得日」右横のチェックボックスを使うと、全件一括ON/OFFが可能です。

チェックボックス横「▲」マークをクリックすると、

株式の種類ごとに一括ON/OFFができます。

▼株主情報を修正したい場合（例：「証券データ」の場合）

「証券データ」「株主」の編集は、「株主名」右側三点リーダーから編集できます。

入力項目の詳細は【株主総会】株主情報を入力するをご参照ください。

STEP.5 メール送付先の選択

下記４種類の送付方法から選択できます。

「smartroundからメール送付」「自分で送付（郵送）」「自分で送付（メール）」「送付しない」

初めて株主総会smartroundをご利用になる際は「未設定」もしくは「smartroundからメール送付」が選択されています。

次回の株主総会からは前回設定した内容が引き継がれます。

送付方法	内容
smartroundからメール送付	smartroundに登録しているメールアドレス宛てに送付されます。「電磁的方法による招集通知の送付設定」承諾済みの株主または「株主指定」の担当者（※1）は、デフォルトで「smartroundからメールを送付」が選択されています。
自分で送付（郵送）自分で送付（メール）	電磁的方法による招集通知の送付申請に不承諾の株主を招集する場合も選択します。（※2） smartround上からは送付されないため、回答及び委任状は手動で登録が必要です。（※3）
送付しない	smartround上からは送付されません。