株主総会を招集する
smartroundでは6つのSTEPをガイダンスに沿って入力するだけ簡単に株主総会の招集ができます。定時・臨時・種類株主総会すべてに対応しております。こちらのページでは株主総会を招集する際の手順をご説明します。
※あらかじめ証券データを登録することをお勧めしております。詳しくはこちらをご覧ください。
株主総会smartroundに遷移
「株主総会smartround」をクリックします。
株主総会smartroundメイン画面
こちらの画面では「よくある質問」や「開催済み又は開催予定の株主総会」について確認していただけます。
新規作成ボタンを押した後、利用方法を選択してください。
招集通知の自動生成に関しては下記表を参考にしてご自身にあったご利用方法を選択してください。
STEP1 基本情報入力
会社住所や代表者等の発行体の基本的な情報を入力します。
また、報告事項や決議事項に関してもこちらの画面で選択してください。
選択肢から決議事項またはその他を選択してください。
STEP2 招集通知作成
STEP1の情報をもとに招集通知が自動生成されます。既に招集通知を作成している方は該当ファイルをアップロードしていただくことも可能です。
※「専門家が作った招集通知をアップロードして利用」をはじめに選択された方はこのステップはありません。
STEP3 決議事項詳細
決議事項の詳細について説明する資料を作成しアップロードください。
※「専門家が作った招集通知をアップロードして利用」をはじめに選択された方はこのステップはありません。
招集通知に添付する書類のなかで「計算書類承認の件」「取締役選任の件」「取締役報酬改定の件」「監査役報酬改定の件」「代表取締役選定の件」に関しては自動で書類が作成されます。
画面左側に必要な情報を入力することで簡単に添付書類を作成していただけます。
※自動生成した書類は、規定の部分以外は編集することはできません。
該当しない議案に関する書類やご自身で作成した書類を添付したい場合はチェックボックスを選択することで、作成していただいたものをアップロードしていただけます。
STEP4/5 招集する株主及び担当者の選択
証券データで入力しているが、招集対象でない場合はこちらでチェックを外してください。
保有株式取得日右横のチェックボックスを使うと、全件を一括ON/OFFできます。
また、このチェックボックス横にある三角マークをクリックして証券名による一括ON/OFFが可能です。
普通株式のみのチェックを入れると普通株式の保有者のみが選択され、普通株式を保有している株主へ招集通知を送ることができます。
STEP6 最終確認画面
株主総会の内容及び招集対象が間違いないことを確認して招集通知を送付してください。自分宛にテスト送付をすると株主にどのようなメールが送られるか確認することができます。
招集完了
以下の画面に遷移したら招集通知です。
書面にて郵送する必要がある場合は、右上の「郵送用紙書類一式をダウンロード」からダウンロードし、印刷・郵送してください。
株主の追加招集
もし、株主総会で招集漏れがあった場合にでも招集期間内であれば株主を追加招集できるようになりました。株主総会詳細画面の「株主の追加招集」からご利用いただけます。
