株主総会を招集する
smartroundでは6つのSTEPをガイダンスに沿って入力するだけ簡単に株主総会の招集ができます。
定時・臨時・種類株主総会すべてに対応しております。こちらのページでは株主総会を招集する際の手順をご説明します。
※あらかじめ証券データを登録することをお勧めしております。詳しくはこちらをご覧ください。
目次
・株主総会メイン画面STEP1 基本情報入力STEP2 招集通知作成・「自動生成」・「専門家作成のPDFをアップロード」STEP3 参考書類作成・「自動生成」・「専門家作成のPDFをアップロード」STEP4 招集する株主と株式の選択STEP5 メール送付先の選択STEP6 最終確認画面・招集完了株主の追加招集関連記事
・株主総会メイン画面
こちらの画面から「株主総会の新規作成」および「開催済み又は開催予定（作成中）の株主総会の確認」を行います。
株主総会開催のための準備が完了していない場合、「事前準備」が表示されますので、先に「1. 基本設定」〜「4. 電磁的方法による招集通知の送付申請」まで順番に進めてください。
「事前準備」が全て完了しましたら、「新規作成」ボタンを選択し株主総会作成画面へ進みましょう。
すでに株主総会を開催済みの場合も同様に、「新規作成」ボタンを押下すると株主総会作成画面へと遷移します。
STEP1 基本情報入力
会社住所や代表者等の発行体の基本的な情報を入力します。
また、報告事項や決議事項に関してもこちらの画面で選択してください。
基本情報を全て入力し、「次へ」を選択してください。
STEP2 招集通知作成
招集通知の作成方法は「自動生成」と「専門家作成のPDFをアップロード」から選択できます。
・「自動生成」
STEP1の情報をもとに招集通知が自動生成されます。
「自動生成に関する確認」の欄を確認し、チェックボックスを選択してください。
・「専門家作成のPDFをアップロード」
既に作成済みの招集通知をアップロードする場合はこちらを選択してください。
STEP3 参考書類作成
参考書類を添付する場合、添付方法を「自動生成」と「専門家作成のPDFをアップロード」から選択できます。
・「自動生成」
STEP1の決義事項において「計算書類承認の件」「取締役選任の件」「取締役報酬改定の件」「監査役報酬改定の件」「代表取締役選定の件」のいずれかのみが選択されている場合に選択できます。自動で参考書類のひな形が作成され、必要な情報を入力することで簡単に添付書類を作成していただけます。
また、「プレビュー」機能により、送付される時と同じ形式で参考書類をプレビューできます。
＜プレビュー画面＞
・「専門家作成のPDFをアップロード」
smartroundでは自動作成されない議案に関する書類や専門家が作成した書類を添付したい場合は「専門家作成のPDFをアップロード」を選択することで、任意のファイルをアップロードしていただけます。
STEP4 招集する株主と株式の選択
参照データを「証券データ」または「株主」から選択し、基準日を設定してください。設定した参照データにおける基準日時点の株主、保有株数が表示されますので、招集する株主と株式を選択してください。株主だが招集対象でない場合は、この画面でチェックを外してください。
「取得日」右横のチェックボックスを使うと、全件を一括ON/OFFできます。
また、このチェックボックス横にある三角マークをクリックすると証券名による一括ON/OFFが可能です。例えば、普通株式のみにチェックを入れると普通株式の保有者のみが選択されます。
STEP5 メール送付先の選択
STEP４で選択した株主について、担当者ごとに送付方法を選択できます。
送付方法は4種類あります。
（smartroundからメール送付／自分で送付（郵送）／自分で送付（メール）／送付しない）
STEP6 最終確認画面
株主総会の内容、招集する株主および招集担当者に間違いがないことを確認します。
（招集通知・参考資料データもクリックすると表示され確認が可能です。）
「招集通知を送付」ボタンを押下してください。（みなし開催の場合は「提案書を送付」）
「自分宛にテスト送付」を押下すると、登録されている自身のメールアドレス宛に招集通知が送付され、内容を確認することができます。
また、「smartroundからメール送付の例」でもどのようなメールが送付されるのかご覧いただけます。
参考記事：株主総会のテスト開催はできますか？
・招集完了
以下の画面に遷移しましたら招集完了です。
書面にて郵送する必要がある場合は、右上の「送付用書類ダウンロード」からダウンロードし、印刷・郵送してください。
株主の追加招集
もし株主総会で招集漏れがあった場合でも、招集期間内であれば株主を追加招集することができます。株主総会詳細画面の「株主の追加招集」から追加招集の設定が行えます。
