「プロフェッショナルプラン」では、海外の投資家に株主総会の招集通知を送る場合の「メールの英語対応」ができます。このガイドでは、メールに英語を併記する場合の株主総会smartroundの操作方法をご説明いたします。
※プロフェッショナルプランの詳細はこちら
株主総会の招集通知メールに英語を併記する
通常の株主総会を作成する手順と、基本的な操作は同じです。
詳しくはこちらをご覧ください。
STEP1 基本情報入力
英語の併記「招集通知メールに英語を併記する」にチェックを入れます。
該当項目に英語の入力欄が表示されます。開催場所・会社名・代表者肩書・代表者氏名・委任状の委任先については、併記したい英語を入力します。
株主総会名・決議事項の議案は自動で翻訳されます。
みなし株主総会についても英語併記の対応が可能です。
みなし開催を行う場合は、開催方法の「みなし開催にする」をご選択ください。
STEP2 招集通知作成
招集通知の作成では「PDFをアップロード」を選択します。
英語を併記する場合、自動生成はご利用いただけません。
「PDFをアップロード」
既に作成済みの招集通知をアップロードします。
招集通知メール送付時、PDFのファイル名はアップロードされた名称で添付されます。
ファイル名を日英併記いただくことを推奨します。（STEP3 参考書類も同じ仕様）
STEP3 参考書類作成
参考書類を添付するには「PDFをアップロード」を選択します。
英語を併記する場合、自動生成はご利用いただけません。
「PDFをアップロード」
議案に関する書類や専門家が作成した書類を添付したい場合は、「PDFをアップロード」を選択することで、任意のファイルをアップロードしていただけます。
STEP4 招集する株主と株式の選択
参照データを「証券データ」または「株主」から選択し、基準日を設定してください。株主だが招集対象でない場合は、この画面でチェックを外してください。
「取得日」右横のチェックボックスを使うと、全件を一括ON/OFFできます。
また、このチェックボックス横にある三角マークをクリックすると証券名による一括ON/OFFが可能です。例えば、普通株式のみにチェックを入れると普通株式の保有者のみが選択されます。
STEP5 メール送付先の選択
STEP４で選択した株主について、担当者ごとに送付方法を選択できます。
送付方法は4種類あります。
smartroundからメール送付／自分で送付（郵送）／自分で送付（メール）／送付しない
STEP6 最終確認画面
株主総会の内容、招集する株主および招集担当者に間違いがないことを確認します。 招集通知・参考資料データもクリックすると表示され確認が可能です。 内容を確認後に、「招集通知を送付」ボタンを押下してください。（みなし開催の場合は「提案書を送付」）
「招集通知を送付」を押下すると、最終確認モーダルが表示されます。
チェックボックスを選択し、株主総会を作成してください。
招集完了
以下の画面に遷移しましたら招集完了です。
株主には英語が併記された招集通知メールが送付されます。
「Prepare and Submit Proxy Form」を選択いただくことにより英語での委任状の提出が可能です。
株主へのご案内は、下記ガイドをご活用ください。
海外株主向け：日本の株主総会制度の解説
海外株主向け：委任状の提出方法ガイド
株主の追加招集
もし株主総会で招集漏れがあった場合でも、招集期間内であれば株主を追加招集することができます。株主総会詳細画面の「株主の追加招集」から追加招集の設定が行えます。
株主総会作成後の、詳しい操作はこちらのガイドをご覧ください。