英語併記はプロフェッショナルプランで利用できます。
STEP.1 基本情報入力
英語の併記 「招集通知メールに英語を併記する」 にチェックを入れます。
該当項目に英語の入力欄が表示されます。開催場所・会社名・代表者肩書・代表者氏名・委任状の委任先については、併記したい英語を入力します。
株主総会名・決議事項の議案は自動で翻訳されます。
みなし株主総会も英語併記に対応しています。
みなし開催を行う場合は、開催方法の 「みなし開催にする」 を選択します。
STEP.2 招集通知作成
招集通知の作成では 「PDFをアップロード」 を選択します。
英語を併記する場合、自動生成は利用できません。
「PDFをアップロード」 を選択し、作成済みの招集通知をアップロードします。
招集通知メール送付時、PDFのファイル名はアップロードされた名称で添付されます。
ファイル名を日英併記にすることを推奨します（STEP.3の参考書類も同じ仕様です）。
STEP.3 参考書類作成
参考書類を添付するには 「PDFをアップロード」 を選択します。
英語を併記する場合、自動生成は利用できません。
議案に関する書類や専門家が作成した書類を添付したい場合は、 「PDFをアップロード」 を選択することで、任意のファイルをアップロードできます。
STEP.4 招集する株主と株式の選択
参照データを 「証券データ」 から選択し、基準日を設定します。
株主だが招集対象でない場合は、この画面でチェックを外します。
「取得日」 右横のチェックボックスを使うと、全件を一括ON/OFFできます。
チェックボックス横にある三角マークをクリックすると証券名による一括ON/OFFができます。
例えば、普通株式のみにチェックを入れると普通株式の保有者のみが選択されます。
STEP.5 メール送付先の選択
STEP.4で選択した株主について、担当者ごとに送付方法を選択できます。
送付方法は以下の4種類です。
「smartroundからメール送付」
「自分で送付（郵送）」
「自分で送付（メール）」
「送付しない」
STEP.6 最終確認画面
株主総会の内容、招集する株主に間違いがないことを確認します。
送付後は内容の修正ができません。送付前に必ず内容を確認してください。
内容を確認後、 「招集通知（提案書）を送付」 をクリックします。
最終確認モーダルが表示されます。
「内容を確認しました」にチェックを入れ、「招集通知（提案書）を送付」 をクリックし、株主総会を作成します。
以下の画面に遷移したら招集完了です。
株主には英語が併記された招集通知メールが送付されます。
「create and submit proxy form」 を選択することで英語での委任状の提出ができます。
海外の株主へのご案内には、下記ガイドをご活用ください。
参考記事：日本の株主総会制度の解説
参考記事：委任状の提出方法ガイド