６つのSTEPで株主総会・みなし株主総会の招集ができます。
STEP.3 参考書類作成 ･･･自社の委任状を添付する場合はこちらで添付します。
STEP.6 最終確認 ･･･「自分宛にテスト送付」はここからできます。
💡事前に「証券データ」の登録と「電磁的方法による招集通知の送付」の申請をしておくと、その後の作業がスムーズに進みます。
参考ガイド：【証券データ】証券データの入力方法
参考ガイド：電磁的方法による招集通知の送付申請を送付する
STEP.1 基本情報入力
招集通知や参考書類などを自動生成するために、基本情報を入力します。
株主総会 | 入力内容 |
① 開催方法 | みなし株主総会を実施する場合は「みなし開催にする」を選択。 |
② 英語の併記（※1） | プロフェッショナルプランのみ利用可。 招集通知メールのみ対応。 |
③ 株主総会種別 | 定時・臨時・種類の3通種類から選択可能。 |
④ バーチャルの参加可否 | リアル株主総会、ハイブリッド型バーチャル株主総会（参加型）/（出席型）の3種類から選択。 ※みなし開催の場合は表示なし |
⑤採用する議決権の行使方法 | デフォルトで選択（みなし開催の場合は表示なし） |
⑥招集日 | デフォルトで招集通知作成日が表示。 |
⑦開催日 | 任意の日を入力。⑩株主総会名に関連する情報 |
⑧開催時刻 | 任意の時間を入力。⑩株主総会名に関連する情報 |
⑨開催場所 | 前回の株主総会で設定した場所が引き継がれる。 （初めての場合は空欄） |
⑩株主総会名 | 「 株主総会種別」「開催日」「開催時刻」を入力すると自動生成。 |
参考ガイド※1：【株主総会】海外の投資家に株主総会の招集通知を送る
会社情報 | 入力内容 |
⑪会社名 ⑫本店所在地 ⑬会社設立日 ⑭決算月 | アカウントの会社情報に連動。 右側の「編集」より編集可能。 |
⑮代表者肩書 ⑯代表者氏名 ⑰委任状の委任先 | アカウントの会社情報との連動なし。 初めて株主総会を行う場合は空欄。 前回の株主総会の情報が引き継がれます。 |
報告事項 | 入力内容 |
⑱表題 | 「定時株主総会」選択時のみ表示。 招集通知の報告事項に記載される内容。 |
決議事項 | 入力内容 |
⑲第1号議案（※2） | 17議案より選択可能。 参考書類の自動生成対応の議案は下記５議案。 「取締役報酬改定の件」「監査役報酬改定の件」 「代表取締役選定の件」 |
第2議案〜第30議案 | 右下の「追加」ボタンをクリックすると、30議案まで表示可能。 |
メールに記載する補足情報 | 入力内容 |
⑳補足情報（※3） | 「招集通知の送付メール」に文章を追記したい場合や 委任状や参考資料を添付したことを招集通知メールで伝えたい場合はこちらに記入。 |
参考ガイド※3：自社で作成した委任状を招集通知メールに添付する場合
STEP.2 招集通知作成
「自動生成」と「PDFをアップロード」の2種類の作成方法から選択できます。
自動生成
作成方法で「自動生成」を選択し、「自動生成に関する確認」をご確認の上「確認しました」にチェックを入れ「次へ」をクリックしてください。
※ STEP.1「基本情報」をもとに招集通知が自動生成されます。（みなし開催は提案書）
※プレビュー内の「なお書き」「欄外事項」は、必要に応じて編集ができます。
PDFをアップロード
作成方法で「PDFをアップロード」を選択し、「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」で資料をアップロードし、「次へ」をクリックしてください。
STEP.3 参考書類作成
「自動生成」「PDFをアップロード」「添付しない」の3つの添付方法から選択できます。
自動生成
添付方法で「自動生成」を選択すると、議案に応じた参考書類が作成されます。
STEP.1で選択した決義事項の内、下記５議案のみ対応しています。
「計算書類承認の件」「取締役選任の件」「取締役報酬改定の件」
「監査役報酬改定の件」「代表取締役選定の件」
※自動生成された書類の文言は変更できません。
※「プレビュー」より送付される書類内容を確認できます。
PDFをアップロード
その他の参考資料や自社の委任状を添付する場合は「アップロード」より添付できます。
添付方法で「PDFをアップロード」を選択し、「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」で書類をアップロードし、 「次へ」をクリックします。
自社で作成した委任状を招集通知メールに添付する場合
自社の委任状を添付する場合は、このSTEPで委任状をアップロードしてください。ただし、自動生成された委任状も同時に送付されるため、
STEP1基本情報入力画面の「メールに記載する補足事項」に添付した委任状をご利用いただくよう記載してください。
STEP.4 招集する株主と株式の選択
参照データで「証券データ」か「株主」を選択し、「基準日」を設定します。
招集対象ではない株主は、右側のチェックボックスからチェックを外してください。
※基準日時点で株を保有している株主の「株主名」「保有株式の種類」「株数」などが
表示されます。
▼招集対象者の選択方法
「取得日」右横のチェックボックスを使うと、全件一括ON/OFFが可能です。
チェックボックス横「▲」マークをクリックすると、
株式の種類ごとに一括ON/OFFができます。
STEP.5 メール送付先の選択
下記４種類の送付方法から選択できます。
「smartroundからメール送付」「自分で送付（郵送）」「自分で送付（メール）」「送付しない」
初めて株主総会smartroundをご利用になる際は「未設定」もしくは「smartroundからメール送付」が選択されています。
次回の株主総会からは前回設定した内容が引き継がれます。
送付方法 | 内容 |
smartroundからメール送付 | smartroundに登録しているメールアドレス宛てに送付されます。 「電磁的方法による招集通知の送付設定」承諾済みの株主または「株主指定」の担当者（※1）は、デフォルトで「smartroundからメールを送付」が選択されています。 |
自分で送付（郵送） 自分で送付（メール） | 電磁的方法による招集通知の送付申請に不承諾の株主を招集する場合も選択します。（※2） smartround上からは送付されないため、回答及び委任状は手動で登録が必要です。（※3） |
送付しない | smartround上からは送付されません。 |
参考ガイド
STEP.6 最終確認
招集通知・提案書の送付後は内容の修正や取消し、資料の追加送付ができません。
「自分宛にテスト送付」をクリックすると、ご自身宛にテストメールが送れますので、必ず内容をご確認ください。
STEP.1〜STEP.5で設定した内容が反映されています。
内容に間違いがなければ「招集通知を送付」ボタンをクリックしてください。
（みなし開催の場合は「提案書を送付」ボタン）
※招集通知に添付した招集通知・提案書・参考資料は各項目の「送付用データ」よりダウンロードできます。
「招集通知の送付」に遷移するので、記載の注意事項をご確認の上、「内容を確認しました」にチェックをいれて、「招集通知を送付」ボタンをクリックします。
（みなし開催の場合は「提案書を送付」ボタン）
STEP.5 メール送付先の選択の「送付方法」で「smartroundからメール送付」を選択している株主の担当者に招集通知が送付されます。
株主に届く内容は下記ガイドをご参照ください。
参考ガイド：【株主総会】株主に委任状を提出してもらう
招集完了
以下の画面に遷移したら招集完了です。
書面にて郵送する必要がある場合は、書類の「送付用書類ダウンロード」からダウンロードし、印刷・郵送してください。
書面で回収した委任状や同意書は、手動でアップロードしてください。
参考ガイド：【株主総会】委任状の回収状況を確認・編集する
株主の追加招集・再送
招集期間内であれば株主を追加招集及び再送することができます。
▼追加招集
該当の株主総会画面の下部にある「出欠と議決権の行使状況」の右側にある「株主の追加招集」から追加招集の設定が行えます。
▼招集通知の再送
よくあるご質問
Q1.定時株主総会と種類株主総会を同時開催するため、まとめて招集できますか？
A1. いいえ、まとめて招集することはできません。
定時株主総会と種類株主総会は、それぞれ別の株主総会として招集手続きが必要です。
smartroundでは、株主総会ごとに作成・管理ができます。
STEP.1 基本情報入力の「株主総会種別」にて、開催する株主総会の種類を選択してください。
※「種類株主総会」を選択された場合は、該当する株式の種類（普通株式を含む）を必ずご入力ください。
Q2.招集通知送付後、修正や資料追加はできますか？
A2. いいえ、招集通知の送付後の修正や資料の追加はできません。
招集通知は、株主の議決権行使の判断に重要な影響を与えるため、送付後の変更は慎重に行う必要があります。 もし、送付後に修正や追加が必要になった場合は、以下のいずれかの方法をご検討ください。
①修正・追加情報を株主様へ個別にご連絡する
メールまたはチャットで修正点や追加資料を送付してください。
なお、「Email一括コピー」機能で、招集した株主のメールアドレスをまとめてコピーすることができます。
＜メールアドレスの一括コピー手順＞
1．該当の株主総会を選択します。
2.画面右上の「Email一括コピー」をクリック
②（可能であれば）再度、株主総会を招集し直す
内容の重大な変更や追加の場合、改めて株主総会を招集し直すことが適切な場合があります。
＜削除手順＞
該当の株主総会右側三点リーダーをクリックし、削除を選択してください。
※委任状の提出は一切できなくなり、回収済みの招集通知や同意書も削除されます。
