株主総会smartroundで招集通知を送ると、株主に委任状（同意書）が送付されます。

株主は①招集通知メール②株主側の任意の形式でsmartroundに委任状をアップロード③委任状を紙で印刷のいずれかの方法で委任状を提出いただけます。

株主に送付されるメール

株主総会smartroundで招集通知を送付すると、指定したメールアドレスに以下のようなメールが送信されます。

株主は電磁的方法もしくは書面のいずれかで委任状の提出を行うことができます。

電磁的方法で提出する

委任状を提出できるのは1名だけです。最初に提出された内容が反映され、複数名の提出はできません。

smartroundから提出する場合、ログイン、アカウント登録は不要です。

送付されたメール内の「委任状を作成・提出」を押すと、フォームが表示されます。

既にsmartroundのアカウントがある場合は右上のメニューより「ログイン」いただけます。株主はsmartroundの登録がなくても委任状を提出することができます。

内容を確認し、議案への賛成・反対を選択の上「確認」を押してください。

内容のプレビューが表示されますので、問題がなければ「送付」を押してください。

送付が完了すると、以下の画面が表示され、委任状の控えが株主にメールで送付されます。

株主が作成した任意の形式の委任状を、smartroundにアップロードする形で提出いただけます。

送付されたメール内の「ファイルをアップロードして委任状を提出」を押すと、アップロード用のフォームが表示されます。

メールに添付されているword形式の委任状を編集して、委任状を作成いただくこともできます。

任意のファイルをアップロードし、確認ボタンを押します。

内容のプレビューが表示されますので、問題がなければ「送付」を押してください。

送付が完了すると、以下の画面が表示され、委任状の控えが株主にメールで送付されます。

株主総会がsmartroundの投資家アカウントをお持ちの場合、投資管理smartroundから委任状を提出いただけます。

投資管理smartroudから該当のスタートアップを選択し「株主総会」を押してください。

閲覧権限がない場合は、投資先に対し閲覧権限の付与をリクエストしてください。

作成画面が表示されたら内容を確認し、議案への賛成、反対を選択の上「確認」を押してください。

書面を郵送する場合は委任状をダウンロードし、印刷して提出いただけます。

招集通知の項目から招集通知と参考書類をダウンロードいただけます。

株主総会の一覧画面より、書面を送付したい株主総会の「招集通知／提案書」項目に表示されたアイコンを押します。

招集通知、参考書類、委任状がダウンロードされます。

委任状を印刷の上、議案への賛否などの必要事項を記入し、発行体に送付してください。

招集通知を受け取った方が社内の他のメンバーにメールを転送し、委任状を提出いただくことも可能です。転送の回数に制限はありませんが、最後に転送された方のみ委任状の提出が可能です。

委任状を提出すると、回答した本人には委任状の控えが、発行体側には委任状が届いた旨の通知がメールで送信されます。

発行体側はメンバー管理設定で株主総会smartroundを編集できる権限を付与された方に、以下のような委任状の通知メールが送付されます。