株主総会smartroundとは
株主総会smartroundはスタートアップと株主双方の株主総会関連業務を効率化するサービスです。当サービスでは下記のメリットがあります。
1. 株主総会関連書類の作成時間を大幅削減
基本情報と決議事項を入力するだけで招集通知(提案書)を自動生成できます。 添付書類や議事録の自動生成など随時お客様のニーズに応じた機能拡張を行なっています。
2. 書類の郵送業務を効率化
招集通知(提案書)や添付書類をオンラインで簡単に送付できます。
3. 煩雑な委任状(同意書)の回収と集計を自動化
事前に入力された議決権数に基づき、委任状(同意書)の回答は自動で集計されます。
4. 株主はどこにいても回答可能
PC/スマホなど都合のよい端末でオンラインにて委任状(同意書)を提出できるので、株主の方にとっても便利です。
詳しくは下記資料からご覧ください。
株主側の手続き
1.招集通知(提案書)の受信
発行体(スタートアップ)が招集通知(提案書)を送付すると、発行体が指定したメールアドレス宛にsmartroundから招集通知(提案書)メールが届きます。
※招集通知(提案書)の送付先はあらかじめ発行体とご確認ください。
2.委任状(同意書)を提出する
招集通知(提案書)及び添付資料の内容を確認したら、委任状(同意書)の提出へ進みます。
ここでは3種類の回答方法についてご説明します。
※実際に出席する場合、委任状(同意書)の提出は不要です。
参考記事：株主に委任状(同意書)に回答してもらう
株主はsmartroundにログイン、アカウント作成することなくお使いいただけます。
smartroundの招集通知(提案書)メールから提出する
招集通知(提案書)メール内の「委任状(同意書)を作成・提出」をクリックすると、下図のような委任状(同意書)回答フォームが開きます。
議案への賛否を入力の上、提出します。
任意の形式でsmartroundにアップロードする
株主が作成した任意の形式で提出される場合は、委任状(同意書)をsmartroundにアップロードする形で対応できます。
投資管理smartroundから提出する
株主がsmartroundの投資家アカウントをお持ちの場合、投資管理smartroundからも委任状(同意書)を提出できます。
書面で提出する
書面を郵送する場合は委任状(同意書)をダウンロードし、印刷して提出します。
招集通知(提案書)メールもしくは投資管理smartroundより、株主総会の関係書類やPDF形式の委任状(同意書)をダウンロードします。
委任状の例：
3.提出内容の確認
smartroundの直接もしくはアップロードの形で委任状(同意書)を提出した場合、委任状(同意書)の控えメールが届きます。
控えには委任状(同意書)作成時刻及び作成者が記載され、メール内のリンクからダウンロードできます。
※書面で郵送して提出した場合は委任状(同意書)の控えメールは届きません。
また、委任状(同意書)を提出できるのは1名だけです。最初に提出された内容が反映され、複数名の提出はできません。
よくあるご質問
Q1. smartroundで招集通知(提案書)を受け取ることは法的に問題ないでしょうか？
A1. はい、問題ありません。
ただし、会社法第299条3項の要請によりsmartroundで株主総会の招集通知(提案書)を送付するには株主の事前承諾が必要となります。
あらかじめ株主から招集通知(提案書)を電磁的方法で送付することに対する承諾を取っていれば問題ありません。
また、一度承諾すれば開催のたびに承諾する必要はありません。
Q2. smartroundで委任状(同意書)を提出することは法的に問題ないでしょうか？
A2. はい、問題ありません。
会社法第310条3項にある通り、発行体が承諾していれば電磁的方法による委任状(同意書)の送付は適法とみなされます。
発行体がこちらの承諾をしないとsmartroundを利用できない仕組みになっておりますので、株主の方から各発行体へ承諾を依頼することは必要ありません。
Q3. 株主が委任状(同意書)を提出するにはsmartroundへの登録が必須でしょうか？
A3. いいえ、smartroundへのアカウント登録は必須ではありません。
委任状(同意書)を提出する場合、株主はログインやアカウントの作成なしに対応できます。
なお、smartroundに登録し、投資先とデータ共有設定を完了していれば、自分宛に送られた各株主総会の委任状(同意書)を確認・回答いただけます。
複数の投資先がある場合は、smartroundのアカウント登録いただくことで効率化が図れるためおすすめです。
Q4. 委任状(同意書)を別の担当者に転送することは可能でしょうか？
A4. はい、委任状(同意書)を別の担当者に転送することはできます。
smartroundから届いたメール内に「招集通知(提案書)を転送」というボタンがあり、そちらから任意の担当者に転送できます。
転送の回数に制限はありませんが、最後に転送された方のみ委任状(同意書)の提出が可能となります。
Q5. 社内の規定で従来通り書面で委任状(同意書)を提出したいのですが可能でしょうか？
A5. はい、書面で委任状(同意書)を提出できます。
招集通知(提案書)メールから委任状(同意書)をダウンロードし、印刷して郵送します。
発行体側のsmartroundにて、回収した委任状(同意書)を元に手動で回答内容を登録することで、集計結果に反映されます。
Q6. smartroundで提出した委任状(同意書)の控えファイルを保存したいのですが可能でしょうか？
A6. はい、smartroundで提出した委任状(同意書)の控えファイルは保存できます。
smartroundから委任状(同意書)を提出した場合、委任状(同意書)の控えメールが届きますので、メール内の「PDFでダウンロード」からダウンロードします。
Q7. 委任状(同意書)を提出するのに料金はかかりますか？
A7. いいえ、株主の方が委任状(同意書)を提出する際に料金の負担はありません。
Q8. みなし株主総会についてもsmartround上で提出できますか？
A8. はい、みなし株主総会における同意書もsmartround上で提出できます。
なお、みなし株主総会の場合、成立には株主全員の同意が必要となります。