▼「電磁的方法による招集通知の送付申請」機能とは
株主の皆様へ、電磁的な方法による招集通知の送付に関する承諾のお願いを一括でメール送信し、その承諾状況を一元的に管理できる機能です。
電磁的方法による招集通知の送付に関する承諾は、必ずしもsmartround経由で得る必要はありません。
口頭や書面など、smartround以外の方法で個別に承諾を得ることも可能です。
その場合は、該当株主の「電磁的方法による招集通知の送付」ステータスを手動で変更することで、smartround上で承諾状況を一元的に管理いただけます。
▼「電磁的方法による招集通知の送付」に株主の承諾が必要な理由
「電磁的方法による招集通知の送付」とは、株主総会の招集通知を、従来の書面による郵送に代わり、電子メールなどの電磁的な方法で送付することを指します。
会社法第299条第3項及び会社法施行令第2条第1項により、株主総会の招集通知を電磁的な方法で送付する際には、発行体は事前に各株主からその旨の承諾を得ることが義務付けられています。
1.事前準備
申請メールを送信するためには、事前に「証券データ」画面で保有者の情報を登録する必要があります。
「保有者」情報と「イベント」情報の両方が必要です。
参考ガイド：【証券データ】証券データの入力方法
2.電磁的方法による招集通知の送付申請方法
送付方法には、一括で申請メールを送る方法と、個別の保有者情報から送る方法があります。
2-1. 【推奨】一括で申請メールを送付する場合
1.株主総会を選択
「株主総会」を選択します。（「機関決議」→「株主総会」からも選択できます。）
2.「電磁的方法による招集通知の送付申請」を選択
画面の上部「電磁的方法による招集通知の送付申請」をクリックします。
※申請が必要な株主がいるにもかかわらず表示されない場合は、下記ガイドをご確認ください。
3.担当者を選択
送付したい担当者の「送付」欄にチェックを入れ、「選択した担当者に送付」をクリックしてください。
※同画面の「自分宛てにテスト送付」をクリックすると、テストメールを送信できます。
2-2. 個別に申請メールを送付する場合
1.「証券データ」を選択
「証券データ」を選択します。
2.保有者を選択
タブ「保有者」より、送付したい保有者を選択します。
3.申請する
「電磁的方法による招集通知の送付」欄に「申請」または「再申請」ボタンをクリックします。
3.申請メール送付後の流れ
申請メール送付後、保有者（投資家・株主様）の担当者へ「電磁的方法による招集通知の送付申請メール」が届きます。
3-1.保有者による回答
担当者がメール内の「回答」ボタンをクリックすると回答ページが表示され、「承諾する」または「承諾しない」のいずれかを選択します。
回答画面について
保有者がsmartroundのアカウントを保有しているかどうかで回答画面が異なります。
▶株主がアカウントを保有している場合
▶株主がアカウントを保有していない場合
【株主総会】電磁的方法による招集通知の送付申請に対して、株主はどのような対応が必要ですか？
※アカウントを保有していない場合、承諾後にアカウント登録を推奨する画面が表示されますが、登録は必須ではございません。
3-2.回答結果と通知について
保有者が回答すると、証券データの電磁的方法による招集通知の送付ステータスが更新されます。
また、スタートアップ側と回答者にメール通知が送信されます。
承諾の場合（「承諾する」を選択）
保有者が「承諾する」を選択すると、電磁的方法による招集通知の送付ステータスが更新されます。
1.保有者情報のステータス更新：
「証券データ」の該当の保有者のステータスが「承諾済」に更新されます。
2.通知メール（スタートアップ側）：
スタートアップの株主総会の管理権限を持つメンバー全員に、承諾された旨のメールが送信されます。
3.控えメール（回答者側）：
回答した担当者に、承諾した旨の控えメールが送信されます。
不承諾の場合（「承諾しない」を選択）
保有者が「不承諾」を選択すると、電磁的方法による招集通知の送付ステータスが更新されます。
株主総会を開催する際は、書面での招集通知の送付が必要となります。
1.保有者情報のステータス更新：
「証券データ」の該当の保有者のステータスが「不承諾」に更新されます。
2.通知メール（スタートアップ側）：
スタートアップの株主総会の管理権限を持つメンバー全員に、不承諾だった旨のメールが送信されます。
3.控えメール（回答者側）：
回答した担当者に、不承諾とした旨の控えメールが送信されます。
＜複数担当者への送付とステータスの連動について＞
複数の担当者に申請を送付した場合、いずれか1人でも承諾すれば、その保有者全体のステータスが「承諾済」に更新されます。
逆に、複数の担当者のうち1人が不承諾を選択した場合、一旦「不承諾」に更新されますが、その後別の担当者が承諾すれば、再度「承諾済」に変更されます。
つまり、一度不承諾となった場合でも、その保有者の別の担当者が改めて申請メールに承諾すれば、ステータスは「承諾済」に変更されます。
4.よくあるご質問
Q1.「電磁的方法による招集通知送付申請」の再送方法を教えてください。
A1.「電磁的方法による招集通知の送付申請方法」の手順で再送できます。
株主総会画面を開きます。
画面上部の「電磁的方法による招集通知の送付申請」ボタンをクリックします。
再送したい株主の「送付」欄にチェックを入れます。
画面下部の「選択した担当者に送付」ボタンをクリックすると申請メールが送信されます。
Q2.口頭やメールで承諾を得た場合、どうしたらいいですか？
A2.「電磁的方法による招集通知の送付」のステータスを手動で変更してください
以下の場合は、smartroundの「電磁的方法による招集通知の送付」申請がご利用いただけません。口頭や書面などで承諾を得てください。
株主のメールアドレスが不明な場合
すでにsmartround以外の方法で承諾を得ている場合
株式譲渡により、株主情報に変更があった場合
株式取得前だが、事前に承諾を得ておきたい場合
ステータスの変更方法は、以下の2通りです。
「証券データ」画面から変更する
1.「保有者」画面の「保有者名」から該当株主を選択します。
2.画面右上の「編集」をクリックし、「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータスを「承諾済」または「不承諾」に変更後、「保存」をクリックしてください。
Q3.「電磁的方法による招集通知送付申請」を不承諾とした株主への対応を教えてください。
A3.郵送等で個別にご対応ください。
smartround上で自動生成またはアップロードした招集通知や参考書類は、ダウンロードしてご利用いただけます。
詳しい手順は下記ガイドをご参照ください。
Q4.「電磁的方法による招集通知送付申請」を、英語で送ることは可能ですか？
A4.いいえ、英語での送信はできません。
お手数ですが、ブラウザの翻訳機能などをご利用ください。
なお、プロフェッショナルプランの場合、株主総会の招集通知メールには英語併記できます。
Q5.申請メールを送付したいのに、担当者が一覧に表示されません。
A5.株主の登録情報に不備がある可能性があります。
「証券データ」画面より登録情報を確認し、必要に応じて修正してください。
「証券データ」画面から登録情報を確認する
「保有者」より「保有者名」をクリックし、以下の3つのポイントを確認してください。
①「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータス
「承諾済」または「不承諾」となっている場合、担当者一覧に表示されません。
画面右上の「編集」をクリックし、「未確認」または「確認中」に修正後「保存」してください。（保存後「未確認」の場合は「‐」と表示されます）
※回答済みの投資家へ再度申請メールを送りたい場合も、ステータスを「未確認」または「確認中」に変更することで再送信が可能です。
②メールアドレスの登録有無
「担当者情報」にメールアドレスが未登録の場合、担当者一覧に表示されません。
画面右上の「編集」をクリックし、メールアドレスを入力後、「保存」してください。
③「保有証券」「証券の取得・喪失履歴」の登録有無
担当者を表示させるには、「保有証券」「証券の取得・喪失履歴」の登録が必要です。
未登録の場合は、下記手順で登録してください。
1．保有証券右側の「証券イベントから編集」をクリックします。
2．新規イベントを追加するか、該当する既存のイベントを編集してください。
＜新規イベントを追加する場合＞
「基本情報」「証券の取得・喪失情報」を入力し、「保存」をクリックします。
※「証券の取得・喪失情報」の「保有者名」欄で「保有者」で登録した株主名を選択します。
＜該当する既存イベントを編集する場合＞
証券データの「イベント」一覧の該当するイベント名をクリックします。
「基本情報」「証券の取得・喪失情報」を入力し、「保存」をクリックします。
※「証券の取得・喪失情報」の「保有者名」欄で「保有者」で登録した株主名を選択します。
＜該当する既存イベントを編集する場合＞
証券データの「イベント」一覧の該当するイベント名をクリックします。
イベント画面右上の「編集」をクリックします。
「証券の取得・喪失情報」の「保有者名」「証券名」「保有増減数量」「取引単価」を入力後「保存」してください。
Q6.申請メールを送っていないのに、「電磁的方法による招集通知の送付」欄が「承諾済」または「不承諾」になっていて編集ができません。
A6. smartround上で「投資関係確認」を結んだ投資家が、アカウント上で設定している承認状況が自動で反映されるためです。
投資家は、自身のアカウント上で「電磁的方法による招集通知の送付」に対する承諾状況を包括的に設定することができます。 スタートアップと「投資関係確認」を結んだ投資家がこの設定を行っている場合、自動で承諾状況が反映され、「電磁的方法による招集通知の送付」申請メールを送信することはできません。
例）証券データの「保有者情報の編集」画面
Q7.投資家から、申請メールに回答しようとしたら「投資関係の確認」などを問われたがどうすればいいですか。と聞かれました
A7.投資家がスタートアップと「投資関係確認」を結んでいない場合に表示されますが、任意項目ですので、不要な場合はチェックを外しても問題ありません
「投資関係確認」とは、投資家が該当のスタートアップに投資した事実を、その投資家自身がsmartround上で確認する機能です。これにより、両者間でのデータ共有などがスムーズに行えます。
投資関係確認の詳細につきましては、下記ガイドをご参照ください。
参考ガイド（投資家）：【投資先管理】投資関係について
参考ガイド(スタートアップ)【投資関係】投資関係確認とは（スタートアップの方向け）
