▼電磁的方法による招集通知の送付申請」機能とは
株主の皆様へ、電磁的な方法による招集通知の送付に関する承諾のお願いを一括でメール送信し、その承諾状況を一元的に管理できる機能です。
口頭やメール等で個別に承諾を得た場合でも、該当株主の「電磁的方法による招集通知の送付」ステータスを手動で変更することで管理できます。
▼「電磁的方法による招集通知の送付」に株主の承諾が必要な理由
「電磁的方法による招集通知の送付」とは、株主総会の招集通知を、従来の書面による郵送に代わり、電子メールなどの電磁的な方法で送付することを指します。
会社法第299条第3項及び会社法施行令第2条第1項により、株主総会の招集通知を電磁的な方法で送付する際には、発行体は事前に各株主からその旨の承諾を得ることが義務付けられています。
1.事前準備
申請メールを送信するためには、事前に株主の情報を登録する必要があります。
登録方法は以下の2通りです。
1.「証券データ」画面から登録する
「保有者」と「イベント」情報の両方を入力する必要があります。
参考ガイド：【証券データ】証券データの入力方法
2.「株主」画面から登録する
「株主情報」「保有株式」「担当者情報」を入力します。
※新規登録と同時に「電磁的方法による招集通知の送付申請」の送付も可能です。
※smartroundのサービス（資本政策、株主総会など）を効率的にご活用いただくには、「証券データ」からの登録を推奨いたします。
2.電磁的方法による招集通知の送付申請方法
1．「株主総会」を選択します。（「機関決議」→「株主総会」からも選択できます。）
2．「電磁的方法による招集通知の送付申請」をクリックしてください。
※黄色ハイライト部分の表示は、申請が必要な株主がいる場合のみ表示されます。
※申請が必要な株主がいるにもかかわらず表示されない場合は、下記ガイドをご確認ください。
3．該当株主の「送付」欄にチェックを入れ、「選択した担当者に送付」をクリックして
ください。
※同画面の「自分宛てにテスト送付」をクリックすると、テストメールを送信できます。
その他送付方法
以下の2つの方法でも申請メールを送ることができます。
▼「株主」画面上部の電磁的方法による招集通知の送付申請」ボタンから送る
1．株主総会画面の「株主」ボタンをクリックし「株主」画面を開きます。
2．画面上部の「電磁的方法による招集通知の送付申請」ボタンを選択します。
3．送付したい担当者の「送付」欄にチェックを入れ、「選択した担当者に送付」をクリックします。
▼「株主」画面から株主情報登録時に申請メールを送る（新規登録時のみ）
1．株主総会画面の「株主」ボタンをクリックし「株主」画面を開きます。
2．画面上部右側の「株主を追加」をクリックすると、下記画面が開きます。
3．「株主情報」「保有株式」「担当者情報」を入力すると、「この株主に電磁的方法による招集通知の送付申請メールを送付する」のチェックボックスが自動でオンになります。
4．「保存」をクリックすると同時に申請メールが株主に送付されます。
3.送付後の流れ
株主へ「電磁的方法による招集通知の送付申請メール」が届きます。
その後の流れは、株主がsmartroundのアカウントを保有しているかどうかで異なります。
▶株主がアカウントを保有している場合
▶株主がアカウントを保有していない場合
smartroundのアカウントを保有していない株主が、電磁的方法による招集通知の送付申請を承諾した場合、アカウント登録を推奨する画面が表示されますが、登録は必須ではございません。
4.よくあるご質問
Q1.「電磁的方法による招集通知送付申請」の再送方法を教えてください。
A1.「電磁的方法による招集通知の送付申請方法」の手順で再送できます。
株主総会画面を開きます。
画面上部の「電磁的方法による招集通知の送付申請」ボタンをクリックします。
再送したい株主の「送付」欄にチェックを入れます。
画面下部の「選択した担当者に送付」ボタンをクリックすると申請メールが送信されます。
参考ガイド：2.電磁的方法による招集通知の送付申請方法
Q2.口頭やメールで承諾を得た場合、どうしたらいいですか？
A2.「電磁的方法による招集通知の送付」のステータスを手動で変更してください
ステータスの変更方法は、以下の2通りです。
▼「証券データ」画面から変更する
1．「保有者」画面の「保有者名」から該当株主を選択します。
2．画面右上の「編集」をクリックし、「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータスを「承諾済」または「不承諾」に変更後、「保存」をクリックしてください。
▼「株主」画面から変更する
1．株主総会画面の上部右側「株主」ボタンをクリックし「株主」画面を開きます。
2．「株主名」から該当株主名をクリック
3．右上三点リーダーから「編集」をクリックし、「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータスを「承諾済」または「不承諾」に変更後、「保存」をクリックしてください。
Q3.「電磁的方法による招集通知送付申請」を不承諾とした株主への対応を教えてください。
A3.郵送等で個別にご対応ください。
smartround上で自動生成またはアップロードした招集通知や参考書類は、ダウンロードしてご利用いただけます。
詳しい手順は下記ガイドをご参照ください。
Q4.「電磁的方法による招集通知送付申請」を、英語で送ることは可能ですか？
A4.いいえ、英語での送信はできません。
お手数ですが、ブラウザの翻訳機能などをご利用ください。
※プロフェッショナルプランの場合、株主総会の招集通知メールには英語併記できます。
Q5.申請メールを送付したいのに、担当者が一覧に表示されません。
A5.株主の登録情報に不備がある可能性があります。
「証券データ」画面もしくは「株主」画面のいずれかで登録情報を確認し、必要に応じて修正してください。
▼「証券データ」画面から登録情報を確認する
「保有者」より「保有者名」をクリックし、以下の3つのポイントを確認してください。
①「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータス
「承諾済」または「不承諾」となっている場合、担当者一覧に表示されません。
画面右上の「編集」をクリックし、「未確認」または「確認中」に修正後「保存」してください。（保存後「未確認」の場合は「‐」と表示されます）
※回答済みの投資家へ再度申請メールを送りたい場合も、ステータスを「未確認」または「確認中」に変更することで再送信が可能です。
②メールアドレスの登録有無
「担当者情報」にメールアドレスが未登録の場合、担当者一覧に表示されません。
画面右上の「編集」をクリックし、メールアドレスを入力後、「保存」してください。
③「保有証券」「証券の取得・喪失履歴」の登録有無
担当者を表示させるには、「保有証券」「証券の取得・喪失履歴」の登録が必要です。未登録の場合は、下記手順で登録してください。
1．保有証券右側の「証券イベントから編集」をクリックします。
2．新規イベントを追加するか、該当する既存のイベントを編集してください。
＜新規イベントを追加する場合＞
証券データの「イベント」一覧上部にある「イベントを追加」をクリックします。
＜該当する既存イベントを編集する場合＞
証券データの「イベント」一覧の該当するイベント名をクリックします。
イベント画面右上の「編集」をクリックします。
「証券の取得・喪失情報」の「保有者名」「証券名」「保有増減数量」「取引単価」を入力後「保存」してください。
▼「株主」画面から登録情報を確認する
「株主総会」画面右側の「株主」をクリックし、株主一覧から該当の「株主名」を選択後、以下の3つのポイントを確認してください。
修正が必要な場合は、画面右上の三点リーダーより「編集」を選択し、該当箇所を修正後「保存」してください。
①「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータス
「承諾済」または「不承諾」となっている場合、担当者一覧に表示されません。
「未確認」または「確認中」に修正してください。（保存後「未確認」の場合は「‐」と表示されます）
※回答済みの投資家へ再度申請メールを送りたい場合も、ステータスを「未確認」または「確認中」に変更することで再送信が可能です。
②「保有株式情報」の登録有無
未登録の場合は、「種類」「株式数」「取得日（任意）」を入力してください。
③「Email」の登録有無
未登録の場合、担当者一覧に株主名は表示されますが、申請メールを送信することができないため、メールアドレスを登録してください。
Q6.申請メールを送っていないのに、「電磁的方法による招集通知の送付」欄が「承諾済」または「不承諾」になっていて編集ができません。
A6. smartround上で「投資関係確認」を結んだ投資家が、アカウント上で設定している承認状況が自動で反映されるためです。
投資家は、自身のアカウント上で「電磁的方法による招集通知の送付」に対する承認状況を包括的に設定することができます。
スタートアップと「投資関係確認」を結んだ投資家がこの設定を行っている場合、自動で承認状況が反映され、「電磁的方法による招集通知の送付」申請メールを送信することはできません。
例）証券データの「保有者情報の編集]画面
Q7.投資家から、申請メールに回答しようとしたら「投資関係の確認」などを問われたがどうすればいいですか。と聞かれました
A7.投資家がスタートアップと「投資関係確認」を結んでいない場合に表示されますが、任意項目ですので、不要な場合はチェックを外しても問題ありません
「投資関係確認」とは、投資家が該当のスタートアップに投資した事実を、その投資家自身がsmartround上で確認する機能です。これにより、両者間でのデータ共有などがスムーズに行えます。
投資関係確認の詳細につきましては、下記ガイドをご参照ください。
参考ガイド（投資家）：【投資先管理】投資関係について
参考ガイド(スタートアップ)【投資関係】投資関係確認とは（スタートアップの方向け）
