株主データ(証券データ)入力代行ガイド
本ページでは、株主データ（証券データ）入力代行の流れやお客様にご対応いただきたい事項についてご案内します。
目次
STEP0：smartroundアカウントへのログインすでにアカウントをお持ちの方まだアカウントをお持ちでない方STEP1：入力代行チームアカウントの招待STEP2：入力用資料のご共有【入力代行の範囲】 【共有いただく資料】STEP3：スマートラウンドによる入力作業STEP4：入力されたデータの確認確認いただきたいポイントデータの修正・変更についてSTEP5：株主総会を開催・招集するお問合せ先のご案内
STEP0：smartroundアカウントへのログイン
本作業においてはsmartroundへのログインが必要です。
すでにアカウントをお持ちの方
こちらよりログインをお願いします。
※ログイン時、サービス内容に「株主総会」が表示されていることをご確認ください。
まだアカウントをお持ちでない方
こちらよりアカウントを作成ください。
アカウント種別は「スタートアップ」でご登録お願いします。
STEP1：入力代行チームアカウントの招待
データの入力に際し、弊社アカウントを社外メンバーとしてご招待ください。
画面右上のプルダウンメニューから「メンバー管理」をクリックします。
画面右上の「メンバー追加」をクリックします。
「保存」を選択して完了です。
STEP2：入力用資料のご共有
【入力代行の範囲】
いただいた資料から読み取れる株主のデータを、貴社の「証券データ」に入力いたします。「証券データ」を利用して、株主総会を招集いただけます。
【共有いただく資料】
・資本政策表
・株主名簿
・履歴事項全部証明書（登記簿謄本）
・各株主の招集通知送付先（※下記の補足・記載フォーマット例をご覧ください）
※補足
・可能な範囲で、招集通知の宛先氏名(VCの場合は担当者の氏名等)とメールアドレスをお知らせください。
・フォーマットはございませんので、株主名簿に追記いただくか、宛先を管理しているExcel等を共有ください。
・電磁的方法（メール等）で招集通知を送付することについて同意できている株主様がいましたら、分かる範囲で記載をお願いします。
上記の資料を「ライブラリ」に格納ください。可能であれば、弊社との共有用として新規フォルダを作成をお願いします。
新規フォルダは、「ライブラリ」画面左上の「新規フォルダ」から作成できます。フォルダ名は「データ入力用」などと設定ください。
上記作業まで終わりましたら、弊社までご連絡ください。
参考ガイド
STEP3：スマートラウンドによる入力作業
STEP2までご対応いただいた後、弊社にて入力を進めてまいります。作業中の不明点など、以降のやり取りはsmartroundの「チャット」機能でご対応いただけますと幸いです。
弊社からチャットが届くと、下記のような通知メールが届きます。
「チャット」画面へは、画面右上の「チャット」の文字を押下することで遷移できます。
STEP4：入力されたデータの確認
作業が完了し次第、弊社の担当よりご連絡いたします。
内容のご確認をお願いいたします。
入力データは証券データに格納されています。トップページより、「証券データ」タブをクリックすると、証券データ画面に遷移します。
「証券データ」のうち、「保有者」タブで株主一覧がご覧いただけます。
確認いただきたいポイント
- ファイナンスイベントについて
「イベント」タブでは、第三者割当増資や新株予約権発行などのファイナンスイベントが時系列で並んでいます。「イベント名」を選択すると、それぞれの詳細を確認できます。
- 送付先の情報について
「保有者」タブより、それぞれの詳細画面に遷移し、以下の記載内容をご確認ください。
- 電磁的方法による招集通知の送付
- 保有証券
- 担当者情報
データの修正・変更について
データの修正が必要な場合や、今後の情報のメンテナンスを行う場合は下記ガイドをご参照ください。
STEP5：株主総会を開催・招集する
「株主総会」機能から株主総会を新規作成します。
お問合せ先のご案内
smartroundの操作についてご不明点がある場合、サービス下部のお問合せより受け付けております。チャット形式で対応しておりますので、ご不明点があればお気軽にご連絡ください。
プロフェッショナルプランをご契約のスタートアップのユーザー様には、証券データの継続的な入力代行をお受けしています。初回入力後の更新依頼については、更新後の登記簿を提出いただくことが条件となっておりますので、ご了承ください。