こちらの記事ではsmartround上で行う各種手続きについて会社法などの法律的な観点についてよくお問い合わせいただく項目についてご説明します。
smartroundから株主に招集通知を送ることは法的に問題ないですか？
あらかじめ株主に対し、招集通知を「smartround」から電磁的方法で送付することに対する事前承諾を取っていれば問題はありません。また、一度承諾を得られれば、総会ごとに再度承諾を取る必要はございません。 smartround上で、株主に対して「電磁的方法による招集通知の送付申請」（smartroundからメールが送付されます）を送り、承諾を取ることも可能です。 詳しくはこちらの記事をご覧ください。
参考：会社法299条3項・会社法施行令2条1項
招集通知はいつまでに送るべきですか？
非公開会社の場合、原則株主総会の開催日の8日前（中1週間前）までとされております。ただし取締役会非設置会社では、定款で定めることにより招集通知の発出期限を短縮することが可能です。また招集通知は発信主義を採用していますので、会社法で決められた日までに適切に発信（発送）されていれば、万が一それが到達していなくても適法とされています。 参考：会社法299条1項
委任状はどの程度の期間、保管しておく必要がありますか？
会社法にて委任状（代理権を証明する書面及び電磁的記録）は株主総会の日から3か月間保管しておく必要がございます。 参考：会社法310条6項
委任状の提出をする際に電子署名は必要ですか？
書面で作成した場合でも原則記名押印の義務はなく、電磁的方法においても電子署名をする義務はございません。なお、株主等から閲覧又は謄写の請求があった場合のために、プリントアウトまたは映像として表示できるようにしておく必要があります 参考：会社法第310条
株主総会はどのタイミングで実施すべきでしょうか？
定時株主総会は毎事業年度の終了後の一定の時期に開催する必要があり、その時期は、株主名簿の基準日にかかる規則と関係から、事業年度末日から3ヶ月以内に開催することが一般的です。 一方で臨時株主総会は、必要があるときにいつでも臨時に招集することができます。すなわち、定時株主総会として招集されたもの以外の株主総会は、すべて臨時総会となります。 なお、株主の議決権行使を不当に妨害するような日程は許されませんが、株主が問題なく権利を行使できるようであれば休日や祝日の開催も可能です。 参考：会社法296条
委任状の提出は秘書のような代理人が行った場合でも有効と見なされるのでしょうか？
権限者が代理人の権限の行使を認めている場合、有効とみなされます。 smartroundで委任状の提出をする際、提出者自身は権限者であることを確認したうえで提出したものとみなしております。