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タスク機能とは

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「タスク機能」とは、他社への依頼事項や、社内の担当者間でのタスクを管理できる機能です。例えば、スタートアップから投資家への契約内容確認や連絡先の更新依頼、投資家からスタートアップへの資料提供依頼、スタートアップから司法書士への登記の依頼などに活用できます。 また、本機能はsmartroundをご利用していない方にも依頼することができます。
目次

タスクの新規作成方法

画面右上の「タスク」を選択するとタスク機能画面に遷移します。画面中央または右上の「新規作成」ボタンを選択してください。作成方法には、以下の2種類ありますが、アカウント種別によってご利用できる種類が異なります。
  • 1タスクずつ送付する「個別作成」（全てのアカウント種別で利用可）
  • 各ビークルごとに送付先を一括選択できる「一括作成」（アカウント種別が「投資家」のアカウントでのみ利用可）
ℹ️
投資家側の画面に表示される「通常のタスク」タブに表示されるタスクは、「個別作成」で作成されたタスクと、「一括作成」で作成されたタスクのうち「smartround内リンク（後述）」を挿入していないタスクです。 「投資先へのデータ・資料提供依頼」タブに表示されるタスクは、「一括作成」で作成されたタスクのうち「smartround内リンク」を挿入したタスクのみです。
以下では、それぞれについて説明します。

個別作成（全てのアカウント種別で利用可）

  1. 「通常タスク」タブより「新規作成」ボタンから「個別作成」を選択します（投資家アカウント以外のアカウント種別では、「新規作成」ボタンを押すと新規作成画面が表示されます）。
  1. 右側に新規作成画面が表示されますので、各項目を記入・選択し、「作成」ボタンを押してください（「自社メモ」は任意項目です）。
各項目の説明は以下の通りです。
  • タスク名：
    • タスクの件名を入力してください。
  • 内容：
    • タスクの詳細な内容を入力してください。
  • 担当者：
    • タスクの担当者のことです。「担当者」は、自分と「つながり」のある方の中から選択できます（参考：つながりとはなんですか？）。
    • 「つながり」のない方を「担当者」に指定する場合、「選択肢にない場合はEmailで追加」を選択しEmail欄に入力することで、任意のメールアドレスへ送付することができます（smartroundアカウントがない方へも送付することができます）。
  • 期限日：
    • タスクの期限日を設定してください。※期限日は現在日以降しか入力できません。
    • 「担当者へ期限日前にリマインドする」をオンにすると、「（期限日の）何日前の何時頃」という形式で担当者宛に送付するリマインドの日時を指定できます。
    • リマインドは複数設定することができます。「追加」ボタンを押下し、日時を追加してください。
    • 「期限日」に関して、以下の場合に担当者宛にメールが送付されます。
    • 指定したリマインド日時になっても、タスクの「ステータス」が「完了」になっていない場合。
  • 担当者への通知の言語設定：
    • smartroundから発信されるメールの言語を日本語または英語から選択できます
    • 日本語・英語の選択に関わらず、「タスク名」、「依頼者」、「担当者」、「内容」の箇所はタスク作成時に入力した文字列のまま表示されます。
  • 自社メモ（任意項目）：
    • タスク作成者の所属する会社のメンバー間でのみ閲覧編集ができ、他社の方は閲覧できません（例えば、A社からB社の担当者に送付したタスクについて、B社の担当者およびメンバーはA社で入力したメモを閲覧できません）。
  1. 「作成」ボタンを押下すると、タスクの作成が完了します。その際、「担当者」宛てに以下のようなメールが届きます（日本語・英語のうち「担当者への通知の言語設定」で選択された方の文面が届きます）。
  • 日本語
  • 英語
ℹ️
作成されたタスクの閲覧範囲は、依頼者と担当者、およびそれぞれのユーザが所属する会社の全メンバー（＝「メンバー管理」ページに表示されているユーザ全て）です。

一括作成（投資家アカウントでのみ利用可能）

  1. 「投資先へのデータ・資料提供依頼」タブより「一括作成」ボタンを選択します。
      2. ※「通常タスク」タブの「一括作成（投資先へ依頼）」からも作成可能です
      どちらのタブで作成していただきましても、データ・資料提供依頼フォームを利用しないにした場合は「通常タスク」タブに表示されます
  1. タスク名、投資ビークル、データ・資料提供依頼フォーム、内容、期限日、担当者への通知の言語設定を設定し、「次へ」を押下してください。
  1. 依頼先の選択画面より、タスクを送付する投資先にチェックを入れてください。
  1. 「担当者」欄が未設定の場合、その投資先にタスクは送付されません。担当者を設定する場合、「担当者を追加」から「つながり」の中から送付先を選択するか、または「選択肢にない場合はEmailで追加」より送付先のEmailを直接入力してください。
ℹ️
「担当者」欄にあらかじめ連絡先を設定するには、タスクの作成前に、投資管理smartroundにて各投資先の「管理情報」＞「担当者連絡先」を入力してください。
  1. 「一括作成」ボタンを押下すると、チェックを入れた各投資先の担当者へタスクが送付されます。送付されるメールの文面は、「個別作成」の場合と同様です。

「データ・資料提供依頼フォーム」による依頼と回答

（※投資家側はプロフェッショナルプラン限定）
💡
「データ・資料提供依頼フォーム」とは、投資先にデータや資料の提供を依頼するためのsmartround独自のフォームです。タスク機能上で、ファンド決算資料の作成等に必要なデータ・資料の提出を一括で投資先様へ依頼することができます。

1. 【投資家側】「データ・資料提供依頼フォーム」を挿入したタスクを作成する

※「smartround内リンク」はプロフェッショナルプランの投資家アカウントにのみ表示されます。
1.「投資先へのデータ・資料提供依頼」を選択し「一括作成」を選択します。
2.内容を入力します。
投資ビークル、データ・資料提供依頼フォームはプルダウンより選択します。※デフォルトではデータ・資料提供依頼フォームは「利用しない」になっておりますのでご注意ください
※データ・資料提供依頼フォームのテンプレートを作成する場合は「フォーム設定」を押下します。依頼フォーム設定方法はこちら
3.「次へ」を押下し、依頼先の選択画面に遷移します
タスクを依頼する投資先にチェックを入れ、担当者を入力します。担当者はつながりから選択、もしくはEmailを直接入力することが可能です。
4.「一括作成」を押下するとタスクが送付されます
 
＜依頼フォーム設定方法＞
「投資先へのデータ・資料提供依頼」画面の右上にある「依頼フォーム設定」を押下、もしくは「データ・資料提供依頼」の一括作成画面STEP1にて、「フォーム設定」を選択してください。
（タスクTOP画面）
（一括作成のSTEP1画面）
「新規作成」よりフォームのテンプレートを作成します。
「依頼フォーム設定」画面では、以下の設定が実施いただけます。 ①投資先に依頼する回答項目の選択 ②回答項目に必須・任意を設定
投資先へ依頼する項目にチェックを入れてください。また、「カスタムフィールド」と「ライブラリ」では、「項目名」に投資先に表示させたい文字列を入力することで、デフォルトの項目名から変更することができます。 さらに、回答項目の必須・任意設定は、画面右端の必須・任意を選択することで変更することができます。
⚠️
「データ・資料提供依頼フォーム」のテンプレートは各ビークルで共通しています。 以前ご利用いただいたフォームがある場合に「フォーム1」のような形で残っておりますが、フォーム右側三点リーダーより「フォーム名を変更」が可能です。 不要な場合は右側三点リーダーより「アーカイブ」を選択してください。
💡
スタートアップに回答フォームのURLを共有する場合は、タスクの作成後に「投資家からのデータ・資料提供依頼」タブよりタスクの一覧を開きます。 該当のタスクの行をクリックし、「フォームURLをコピー」をご利用ください。

2. 【スタートアップ側】「データ・資料提供依頼フォーム」への回答方法

「データ・資料提供依頼フォーム」を利用したタスクをアサインされた場合、スタートアップ側の画面では「投資家からのデータ・資料提供依頼」タブに、当該タスクが表示されます。
回答したいタスクの「回答」を選択すると、以下のような回答画面が開きます。それぞれの項目を入力し、「送信」を押下してください（「会社情報の入力内容を反映する」を選択すると、自社の「会社情報」のデータを参照し回答欄が上書きされます。）
また、資料をアップロードする場合は、2通りの方法でアップロードが可能です。 ①「ファイルを選択」からファイルをアップロード ②「ライブラリから選択」からファイルをアップロード 　→「ライブラリから選択」の場合は、「ライブラリ」のフォルダを選択後、アップロードするファイルのチェクボックスを選択します。
一度回答した後も、「再回答」ボタンから何度でも再回答することが可能です。
※タスクは「期限日」を過ぎても回答が可能です。

スタートアップからの回答を「自社で入力したデータ」へ反映する

スタートアップが回答したタスクは、投資家側の画面でステータスが「反映待」になり「反映」ボタンが表示されます。反映後はステータスが「反映済」となり「再反映」に変わります。
反映する項目を間違えてしまった場合も、「再反映」から何度でも反映が可能です。
スタートアップが再回答をした場合にも、再度「反映待」に代わり「反映」ボタンが表示されますので、反映を行なってください。

反映画面での操作

  • 反映するデータの選択
反映画面では、当該会社の「自社で入力したデータ」に入力していたデータと差異がある項目について、「自社で入力したデータ」へ取り込むかどうかを選択できます。 取り込む項目にチェックを入れ、「自社入力データに反映」を選択してください。
  • 反映するライブラリのフォルダの選択・新規作成とファイル名の変更
＜フォルダの選択・新規作成＞
ライブラリのフォルダごとの回答項目については、投資家側での反映するフォルダの選択が可能です。 ※回答ページを開いたときは、データ資料提供依頼の回答フォームのフォルダに対応するフォルダが初期選択されています。
＜ファイル名の変更＞
ファイル名を編集し、変更したファイル名で反映すことが可能です。
※回答ページを開いたときは、スタートアップ側が回答送信時にアップロードしたファイル名が初期設定されます。
反映先フォルダの編集アイコンからライブラリの新規フォルダの追加が可能です。
ℹ️
「投資先へのデータ・資料提供依頼」タブでは、タスクの「ステータス」によるフィルターを設定できます。
また、ステータスが「反映待」となっているタスクについては、毎朝9時以降に以下のようなメールが配信され、自社データへの反映がリマインドされるようになっております。

タスクの編集・削除

タスクの編集

タスクの内容は後から編集することができ、編集したことが担当者にメールで通知されます。
編集したいタスクの行の右端、またはタスク詳細画面右上の三点リーダより、「編集」を選択してください。
  • 各タスクの行の三点リーダ
  • タスク詳細画面右上の三点リーダ
編集したい項目を変更し、「保存」ボタンを押下します。
「自社メモ」以外の項目を変更した場合、以下のようなメールが担当者宛に送付されます。

タスクの削除

削除したいタスク右側、またはタスク詳細画面の三点リーダより、「削除」を選択してください。
  • タスク右側の三点リーダ
  • タスク詳細画面の三点リーダ
確認画面が表示されますので、「削除」を選択してください。