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【事前承諾】承諾書を依頼する(スタートアップ側)
【事前承諾】承諾書を依頼する(スタートアップ側)
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対応者:Keigo Nagai
一週間前以上前にアップデートされました

smartroundでは6つのSTEPをガイダンスに沿って入力するだけで簡単に株主との事前承諾事項に関する承諾書の依頼ができます。 こちらのページでは「事前承諾」を利用して承諾書を依頼する際の手順をご説明します。

※あらかじめ証券データを登録することをお勧めしております。

詳しくはこちらをご覧ください。

⚠️事前承諾smartroundをご利用になる前に

事前承諾smartroundの機能が貴社が締結している株主間契約書や投資契約書などが定める要件を充足している事を必ずご確認ください。 また、事前承諾が必要な議案かどうか、事前承諾smartroundで作成した承諾書の内容が適切かなどもご自身で判断いただく必要があります。 間違うと取り返しが付かない可能性があるため、自信のない方は必ず顧問弁護士などの専門家にご相談ください。

事前承諾メイン画面

「事前承諾」を選択します。

こちらの画面から事前承諾の新規作成および回収中(送付済)または作成中(未送付)の事前承諾の確認を行います。

「新規作成」ボタンを押下すると事前承諾の作成画面へと遷移します。

STEP1 基本情報入力

最初に株主間契約書等を確認の上、事前承諾の「成立する条件」を選択します。

選択した内容に応じて回収した承諾書が集計されます。

成立する条件一覧

  • 選択した株主の議決権のうち、過半数が承諾

  • 選択した株主の議決権のうち、2/3以上が承諾

  • 選択した株主のうち、過半数が承諾

  • 選択した株主のうち、2/3以上が承諾

  • 選択した株主全員が承諾

「成立する条件」を選択後、基本情報を全て入力し、「次へ」を押下してください。

STEP2 内容入力

承諾書に記載する承諾書項目の内容を入力し、別紙添付したい書類がある場合はこちらにPDF形式でアップロードが可能です。

承諾事項が複数ある場合は「承諾事項を追加」ボタンより追加することができます。

STEP3 承諾書作成

承諾書の枠線エリアを編集し、株主の方に提出していただきたい承諾書の文面を作成してください。また、「プレビュー」機能により、別紙も含めた送付ファイルをご確認いただけます。

<プレビュー画面>

STEP4 送付する株主の選択

送付対象の参照データを「証券データ」または「株主」から選択し、「基準日」を設定してください。設定した参照データにおける基準日時点の株主、保有株数が表示されますので、送付する株主を選択してください。

なお、株主だが送付対象でない場合は、この画面でチェックを外してください。「取得日」右横のチェックボックスを使うと、全件を一括ON/OFFできます。

また、このチェックボックス横にある三角マークを選択すると証券名による一括ON/OFFが可能です。例えば、普通株式のみにチェックを入れると普通株式の保有者のみが選択されます。

※STEP1「成立する条件」で議決権を選択した場合は、議決権数が表示されます。

参照データが「証券データ」の場合は、単元株の設定が反映されます。

STEP5 送付方法の選択

STEP4で選択した株主について、担当者ごとに送付方法を選択できます。

送付方法は4種類あります。

smartroundからメール送付/自分で送付(郵送)/自分で送付(メール)/送付しない

STEP6 最終確認画面

こちらの画面より、事前承諾の内容や送付する株主および担当者に間違いがないことを確認します。

承諾内容は「承諾書」の「送付用データ」のリンクより表示されます。

「承諾書を送付」ボタンを押すと、事前承諾が作成されると同時に、「smartroundからメール送付」を選択している株主の担当者に送付されます。

送付後の内容の修正、資料の差し替えはできません。

なお、「自分宛にテスト送付」を押下すると、登録されている自身のメールアドレス宛に事前承諾が送付され、内容を確認することができます。また、「smartroundからメール送付の例」でもどのようなメールが送付されるのかご覧いただけます。

承諾書の送付の確認画面が教示されます。チェックボックスを入力し「承諾書を送付」をクリックしてください。

送付完了

以下の画面に遷移しましたら送付完了です。

書面にて郵送する必要がある場合は、右上の「送付用書類ダウンロード」からダウンロードし、印刷・郵送してください。

回収状況の確認

一番左側の列では事前承諾の回収ステータスを確認することができます。 「未送付」「送付済」「開封済」「回収済」の4つから該当ステータスが表示されます。

事前承諾の回答があった場合、回収ステータスは自動で「回収済」となり、「承諾書」(赤枠内)に株主が提出した承諾書のPDFデータが添付されます。

回収状況の編集

「回収ステータス」より、ステータスの変更が可能です。

「回収済」への変更により承諾として登録されます。

また、書面やPDFで受領した承諾書のデータをアップロードする場合は、該当株主の右側三点リーダーより「回収状況」を選択してください。

「編集」を選択した後に、承諾書のファイルをアップロードします。

送付済みの担当者の右側にある「再送」ボタンを選択すると、承諾書が再送されます。

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