メインコンテンツにスキップ
すべてのコレクション機関決議【スタートアップ】取締役会
【取締役会】議事録への電子署名を依頼する
【取締役会】議事録への電子署名を依頼する
堅田友子 avatar
対応者:堅田友子
今週アップデートされました

1:議事録をアップロードする

署名を行うには、まず議事録をアップロードする必要があります。

取締役会一覧ページから、署名を依頼したい取締役会を選択します。

「議事録と署名」の「議事録をアップロード」を選択し、「ファイルを選択」をクリックします。

PDF形式で1ファイル(50MBまで)のみアップロードできます。

ファイルがアップロードされますと、ファイル名が表示されます。 ファイル名を選択するとプレビューで閲覧が可能ですので、正しいファイルかご確認いただき「保存」をクリックします。

2:署名を依頼する

電子署名を依頼する際は、「電子署名を依頼」を選択します。 電子署名を依頼せずに署名済みとする場合は「依頼せず署名済として保存」を選択します。(すでに捺印や電子署名をしている場合など)

STEP1:署名期限

署名期限を設定します。署名期限の枠をクリックするとカレンダーが表示されますので、署名期限の日を選択します。表示された署名期限を確認いただいて「次へ」をクリックします。

STEP2:依頼する役員

電子署名を依頼する役員を選択し「次へ」をクリックします。 ※取締役会に出席した代表取締役・取締役・監査役は署名が必要なためチェックを外すことはできません。

STEP3:最終確認

署名期限・署名する議事録・依頼する役員に間違いがないか確認し、「電子署名を依頼」をクリックします。

取締役会の詳細ページ「署名」のステータスが「署名依頼中」となり、電子署名の依頼は完了です。

3:署名の対応状況を確認する

署名を依頼した方が署名を完了すると以下のようなメールが届きます。 対応状況をsmartroundで確認する場合は、「対応状況を確認」をクリックします。

取締役会smartroundの該当取締役会画面に遷移しますので「ステータス」で対応状況をご確認ください。未対応の方へは再送することも可能です。その場合は右側「再送」ボタンをクリックしてください。

4:署名期限を延長する

署名未対応の役員に対して、最初に設定した署名期限を延長することが可能です。 署名が期限切れの場合も、延長が可能です。

議事録と署名で「署名期限を延長」もしくは署名期限タブ右の「延長」をクリックします。

開いたモーダルで署名期限を再設定したら「保存して再依頼」をクリックすると、署名未対応の役員のみ期限が延長された署名依頼が送付されます。

5:署名依頼を中止する

署名依頼を依頼中に中止することが可能です。 署名依頼を中止するには、議事録と署名の右側にある「署名依頼を中止」をクリックします。

アラートが表示されるので「内容の確認」をご確認の上「署名依頼の中止に同意する」にチェックを入れ、任意で「署名依頼の中止に至った理由」を記載して「中止」をクリックします。

署名依頼が中止されたら、依頼した役員には下記のようなメールが届きます。 なお「署名依頼の中止に至った理由」を記載しなかった場合はその項目ごと表示されなくなります。

こちらの回答で解決しましたか?