議事録をアップロードする
署名を行うには、まず議事録をアップロードする必要があります。
取締役会一覧ページから、署名を依頼したい取締役会を選択し、議事録をアップロードします。操作方法は下記ガイドをご参照ください。
参考記事：【取締役会】取締役会を記録する
電子署名に書類を添付する
署名依頼前に追加の添付書類を格納いただくと、署名依頼と同時に添付書類を送付できます。
取締役会詳細画面内の添付書類「編集」より、書類を追加いただけます。
署名を依頼する
議事録をアップロードすると、「電子署名を依頼」というポップアップが表示されます。
電子署名を依頼する際は、「電子署名を依頼」を選択します。 既に捺印や電子署名をしている場合など電子署名を依頼せずに署名済みとする場合は「依頼せず署名済として保存」を選択してください。
STEP1：署名期限の設定
署名期限を設定します。署名期限の枠をクリックするとカレンダーが表示されますので、署名期限の日を選択します。
表示された署名期限と、アップロードされた議事録が正しいことを確認してから「次へ」をクリックします。
STEP2：依頼する役員を選択
電子署名を依頼する役員を選択し「次へ」をクリックします。メールアドレスに変更があれば、メールアドレス横のボタンから修正可能です。
取締役会に出席した代表取締役・取締役・監査役は署名が必要なためチェックを外すことはできません。
STEP3：最終確認
署名期限・署名する議事録・依頼する役員に間違いがないか確認し、「電子署名を依頼」をクリックします。
取締役会の詳細ページ「署名」のステータスが「署名依頼中」となっていれば、電子署名の依頼は完了です。
署名の対応状況を確認する
依頼した方が署名をすると以下のようなメールが届きます。 対応状況をsmartroundで確認する場合は、「対応状況を確認」をクリックします。
取締役会smartroundの該当取締役会画面に遷移しますので「ステータス」で対応状況をご確認ください。
取締役会詳細画面の議事録と署名欄の中にある対応状況から「詳細を確認」をクリックすることでも、電子署名対応状況を確認いただけます。
署名依頼を再送する
署名依頼は再送も可能です。電子署名対応状況から、任意の役員の欄にある「再送」ボタンを押すと、再度署名依頼のメールが送付されます。
依頼先のメールアドレスを変更する
一度署名依頼をした後、その方がまだ署名を完了していない場合に限り、別のアドレスに依頼を再送できます。
電子署名対応状況から、変更したいEmailの横にあるペンマークをクリックすると、送付先の変更が可能になります。
最新のアドレスに更新し「保存して再依頼」をクリックすると、新しいアドレスに署名依頼が送られます。
「新しいEmailを役員データに反映する」にチェックを入れると、変更内容が役員データにも反映されます。なお、過去に開催した取締役会には影響しません。
署名期限を延長する
署名未対応の役員に対して、最初に設定した署名期限を延長することが可能です。 署名が期限切れの場合も、延長が可能です。
議事録と署名で「署名期限を延長」もしくは署名期限タブ右の「延長」をクリックします。
開いたモーダルで署名期限を再設定したら「保存して再依頼」をクリックすると、署名未対応の役員のみ期限が延長された署名依頼が送付されます。
署名依頼を中止する
署名依頼を依頼中に中止することが可能です。 署名依頼を中止するには、議事録と署名の右側にある「署名依頼を中止」をクリックします。
アラートが表示されるので「内容の確認」をご確認の上「署名依頼の中止に同意する」にチェックを入れ、任意で「署名依頼の中止に至った理由」を記載して「中止」をクリックします。
署名依頼が中止されたら、依頼した役員には下記のようなメールが届きます。 なお「署名依頼の中止に至った理由」を記載しなかった場合はその項目ごと表示されなくなります。
