取締役会議事録への電子署名依頼の手順を説明します。
1.議事録をアップロードする
該当の取締役会を選択し、電子署名を行う議事録ファイルをアップロードします。
参考記事：【取締役会】取締役会を記録する
2.電子署名を依頼する
「議事録と署名」から「電子署名を依頼」をクリックします。
「電子署名を依頼」をクリックします。
電子署名した議事録のPDFには「電子署名」と「タイムスタンプ」が付与され、署名の法的有効性を証明します。
印影や署名サインは反映されません。
以下の場合は、「依頼せず署名済として保存」をクリックします。
・すでに議事録への捺印や電子署名が完了している場合
・議事録に印影や署名サインが必要な場合（別ツール等を用いて個別にご対応ください）
署名期限を設定します。
期限は最大1ヶ月後まで設定できます。
添付書類がある場合は「編集」をクリックし、アップロードします。
登録内容が正しいことを確認してから「次へ」をクリックします。
添付書類は電子署名の対象ではありません。
署名が必要な書類は議事録のファイルにまとめてください。
電子署名を依頼する役員を選択し「次へ」をクリックします。
メールアドレスに変更がある場合、メールアドレス横の「鉛筆アイコン」から修正できます。
＜実際に開催した場合＞
取締役会に出席した代表取締役・取締役・監査役は署名が必須のため、チェックを外すことはできません。
＜書面決議(みなし決議)の場合＞
議事録作成者のみなど、必要な方だけを選択して署名依頼を送信できます。
依頼内容に間違いがないか確認し、「電子署名を依頼」をクリックします。
取締役会詳細画面の「署名」ステータスが「署名依頼中」となっていれば、電子署名の依頼は完了です。
3.電子署名の対応状況を確認する
電子署名を依頼された方（役員）が署名すると、以下のようなメールが届きます。
「対応状況を確認」をクリックすると、対応状況をsmartroundで確認できます。
該当の取締役会詳細画面に遷移後、「ステータス」で対応状況を確認できます。
取締役会詳細画面の「議事録と署名」欄の「詳細を確認」をクリックしても、同様に電子署名対応状況を確認いただけます。
署名依頼を再送する
署名依頼は再送もできます。
電子署名対応状況から、該当の役員の行の「再送」をクリックすると、再度署名依頼のメールが送付されます。
送付される電子署名依頼メールは初回依頼時と同様の内容です。
依頼先のメールアドレスを変更する
署名を完了していない場合、別のアドレスに依頼を再送できます。
電子署名対応状況から、変更したいEmailの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、送付先を変更できます。
アドレスを更新し「保存して再依頼」をクリックすると、更新後のアドレスに署名依頼が送られます。
「新しいEmailを役員データに反映する」にチェックを入れると、変更内容が役員データにも反映されます。
なお、過去に開催した取締役会には影響しません。
4.署名期限を延長する
署名未対応の役員が残っている状況で署名が期限切れとなった場合、署名期限を延長できます。
「議事録と署名」欄の「署名期限を延長」、もしくは「署名期限」横の「延長」をクリックします。
署名期限を再設定して「保存して再依頼」をクリックすると、署名未対応の役員のみ期限が延長された署名依頼が送付されます。
5.署名依頼を中止する
議事録に不備があったことが署名依頼後に発覚した場合など、署名依頼中に中止することができます。
署名依頼を中止するには、「議事録と署名」欄の「署名依頼を中止」をクリックします。
アラートが表示されるので内容をご確認の上、「署名依頼の中止に同意する」にチェックを入れ、任意で「署名依頼の中止に至った理由」を記載して「中止」をクリックします。
署名依頼中止後、該当の役員には下記のようなメールが届きます。
6.よくあるご質問
Q1.GMOサインを契約していなくても電子署名を使えますか？
A1. はい、smartroundの電子署名機能は、GMOサインをご契約されていない場合でも無料で利用できます。
電子署名の依頼は、取締役会での依頼合計で月に最大5回まで利用できます。
【GMOサインをご契約中のお客様へ】
GMOサインをご契約されている場合でも、必ずsmartroundからお送りする依頼メールから署名をお願いします。
GMOサインのダッシュボードから直接署名された場合、smartround上でエラーが発生することがありますのでご注意ください。
Q2.月5回の上限に達した場合はどうなりますか？
A2.月5回依頼された後は、その月の電子署名機能はご利用いただけなくなります。
なお、利用回数は毎月1日にリセットされますので、翌月には再度利用できます。
Q3.月5回の上限に達したためsmartround外の別の電子署名サービスで議事録に署名を行った場合、この議事録はどうしたらよいですか？
A3.電子署名の上限に達してしまい、別の電子署名サービスで議事録に署名を行った場合は、該当の議事録ファイルを以下の手順でアップロードします。
「議事録をアップロード」をクリックし、電子署名済みの議事録をアップロードします。
「電子署名を依頼」をクリックします。
「依頼せず署名済として保存」をクリックします。
Q4.依頼をキャンセルして、再度送信した場合はどうなりますか？
A4.一度依頼後、キャンセル(署名依頼を中止)して同じ議事録で再度署名依頼を行った場合、それぞれが1回としてカウントされ、合計2回依頼したことになります。
Q5.署名期限内に署名がいただけない場合はどうなりますか？
A5.署名期限内に署名いただけなかった場合は、署名期限を延長できます。
こちらは再送扱いとなるため、ご利用回数の制限には含まれません。
Q6.議事録への署名・押印は必要でしょうか？
A6.会社法（会社法第369条第3項）上、取締役会の議事録が書面で作成されている場合は、出席した取締役及び監査役の署名・押印が必須となります。
一方、議事録を電磁的記録で作成されている場合は、署名または記名押印に代わる措置（法務省令で定める方法）をとる必要があります。
この代替措置の一つとして、smartroundの電子署名機能をご利用いただけます。
※より詳細な法的な解釈や、個別のケースにおける対応については、弁護士や司法書士などの専門家にご確認いただくことをお勧めします。
Q7.料金プラン変更後に議事録を確認したいです。
A7. 料金プランをプロフェッショナルプラン以外に変更した場合、取締役会の機能が利用できなくなるため、サービス上での議事録の閲覧ができなくなります。
議事録が必要な場合は、料金プランの変更前に、議事録を必ずダウンロードして保管してください。