「事前通知」機能とは、株主間契約書や投資契約書などで定められる要件に基づき、スタートアップが株主に対して重要な情報を事前に通知するための機能です。 smartroundでは5つのSTEPで通知を行うことができます。

0.事前準備

操作を開始する前に、以下の設定や登録状態をご確認ください。

①プランの確認

事前通知機能はプロフェッショナルプラン限定の機能です。

参考記事：【プラン】スタートアッププラン比較表

②株主情報の登録（推奨）

通知をスムーズに送付するため、あらかじめ「証券データ」に株主情報を登録しておくことをお勧めします。

参考記事：【証券データ】証券データの入力方法

＜ご注意＞事前通知smartroundをご利用になる前に

事前通知smartroundの機能が貴社が締結している株主間契約書や投資契約書などが定める要件を充足している事を必ずご確認ください。
また、入力した内容が事前通知の対象かどうかもご自身で判断いただく必要があります。
間違うと取り返しが付かない可能性があるため、自信のない方は必ず顧問弁護士などの専門家にご相談ください。

1.事前通知の作成手順

事前通知の作成画面を立ち上げ、手続きを開始します。

ホーム画面、または画面上部のメニューバーから「事前承諾」を選択します。

「事前通知」タブを選択して、「新規作成」ボタンをクリックします。

STEP.1 基本情報を入力する

通知の送付日やメールに添える補足情報を入力します。

項目名	入力内容
送付日	実際に送付する日を入力します。 ※デフォルトでは本日の日付を設定しています。実際に送付する日が異なる場合は修正してください。 ※送付日が過去の場合は、事前通知は作成のみで送付されません。
会社名	アカウントの会社情報に連動します。右側の「編集」より編集可能です。
補足情報（任意）	「事前通知の送付メール」に文章を追記したい場合や参考資料を添付したことをメールで伝えたい場合はこちらに記入します。

STEP.2 通知事項を入力する

通知事項に記載する「内容」を入力します。

通知内容を複数追加したい場合

通知内容を追加する場合は 「通知事項を追加」 をクリックします（複数追加できます）。

STEP.3 送付対象を選択する

「送付対象の保有者」と「基準日」を設定します。

条件に一致する保有者が一覧表示されますので、送付したい保有者のチェックボックスにチェックを入れてください（送付しない保有者はチェックを外します）。

送付対象	入力内容
参照データ	証券データ
送付対象の保有者	株式の保有者のみ、全ての保有者の2種類から選択可能です。
基準日	任意の日を入力します。 ※基準日時点で証券を保有している株主の「株主名」「保有証券の種類」「個数」などが表示されます。

▼送付対象者の選択方法

「取得日」右横のチェックボックスを使うと、全件一括ON/OFFが可能です。

チェックボックス横「▲」マークをクリックすると、証券の種類ごとに一括ON/OFFができます。

STEP.4 送付方法を選択する

選択した各送付対象に対して「送付方法」を選択します。

送付方法	入力内容
smartroundからメール送付	smartroundに登録しているメールアドレス宛てにシステムから自動送付されます。
自分で送付（メール）	事前通知作成後、ご自身で送付してください（smartround上からは送付されません）。
自分で送付（郵送）	事前通知作成後、ご自身で郵送してください（smartround上からは送付されません）。
送付しない	該当の保有者には通知を行いません（smartround上からは送付されません）。

STEP.5 最終確認と事前通知の実行

すべての設定内容を確認し、事前通知を送付します。本番の送付前に、テスト送付でメール内容を事前確認することもできます。

5-1. 設定内容の確認

「事前通知を送付」をクリックする前に、以下の4つのポイントで最終確認を行ってください。

①基本情報・メールに記載する補足情報の確認

「基本情報」より設定した「送付日」や「補足情報」に誤りがないか確認します。

②通知事項の内容・添付ファイルの確認

「通知事項」の文章に誤りがないかを確認します。別紙がある場合、リンクからファイルの添付漏れや、ファイルの取り違えがないかをプレビューで必ず確認します。

③送付対象者の確認

「送付対象」で選択された保有者一覧に必要なメンバーが過不足なく含まれているか確認します。

④送付先と送付方法の確認

「送付方法」で設定した各対象者の個別情報（担当者名、住所、メールアドレス）が正しく反映されているか確認します。

本番前のテスト活用のおすすめ

画面上の「自分宛にテスト送付」をクリックすると、株主宛に届くものと全く同じ事前通知メールが操作者ご自身のメールアドレスに送信されます。レイアウトや文言の最終チェックに必ずご活用ください。

（※受信するテストメールの構成やデザインは、後述の「株主への通知メールサンプル」と同様の形式となります）

5-2.事前通知を送付する

最終確認後に「事前通知を送付」をクリックします。

「内容を確認しました。」にチェックを入れ、再度「事前通知を送付」をクリックします。

＜重要＞事前通知送付後の取り消しはできません。

送付ボタンを押した後は、内容の修正、取り消し、追加の資料送付などはシステム上行えません。自信のない方は、必ず事前に顧問弁護士などの専門家にご相談の上、お間違いがないことを確認して実行してください。

▼修正が必要な場合

確認の結果、修正が必要な場合は、画面上のナビゲーションから各ステップへ戻って操作してください。

＜修正パターン＞
・送付日、補足情報を修正したい場合

→ STEP.1 基本情報の設定まで戻って修正してください。

・通知事項、別紙を修正したい場合

→ STEP.2 内容入力まで戻って編集してください。

・対象者の情報を修正したい場合

→ STEP.3 対象者の選択まで戻って情報をを編集してください。

・送付方法を変更したい場合

→ STEP.4 送付方法の選択まで戻って方法を変更してください。

2.事前通知送付後の流れと状況管理

2-1.株主への通知（メールサンプル）

送付が完了すると、株主へ事前通知のメールが届きます。

※「自分宛にテスト送付」を実行した場合も、こちらと全く同じレイアウトのメールがご自身のアドレスに届くため、事前に実際の見栄えを確認することが可能です。

事前通知メール例

件名：（依頼元会社名）様から（株主）様に通知事項が届きました

2-2. 事前通知の一覧から全体状況を確認する

現在の全体的な送付状況は、事前通知の一覧画面にある「ステータス」から確認できます。

ステータス（送付状況）一覧

ステータス	状況の説明	対応方法
作成中	まだ事前通知の作成が完了していない状態です。	「保存して中断」した箇所より編集が再開できます。通知を完成させて送付を実行してください。
未送付	保有者への任意の方法で送付または送付を行っていない状態です。	「自分で送付（メール・郵送）」を選択している場合は、速やかにご自身で株主へ送付を行ってください。
送付中	送付が完了していない保有者がいる状態です。	次ステップの「詳細画面」へ進み、保有者ごとの個別状況を確認してください。（一部で「送付失敗」や「未送付」が発生している可能性があります）
送付済	すべての保有者への送付が完了している状態です。	送付手続きはすべて完了しています。必要な操作はありません。
送付失敗	すべての保有者への送付に失敗しています。	次ステップの「詳細画面」から対象の保有者名を選び、エラー原因（アドレス誤り等）を修正して再送してください。

事前通知の削除について

誤って作成した事前通知は、右端の三点リーダー（…）から「削除」ができます。
※削除すると、株主が受け取ったメールに紐づく添付資料は閲覧できなくなりますのでご注意ください。

2-3. 事前通知の詳細画面を確認する

作成した事前通知をクリックすると詳細画面が開き、以下の4つのエリアで内容や進捗をチェックできます。

①基本情報： 設定した送付日、送付用書類、送付した保有者の人数

②補足情報： メールに記載した補足情報

③通知事項の内容： 入力した内容、および添付した別紙ファイル

④送付保有者（一覧）： 保有者ごとの詳細な送付ステータス（※下記表参照）

【送付保有者一覧】でのステータス表示

ステータス	状況の説明	対応方法
未送付	「自分で送付」を選択した場合に表示されます。送付後に手動で更新してください。	「送付用書類ダウンロード」から資料を出力できます。手動で送付後、この画面から手動で「送付済」に更新します。
送付中	送付結果がまだ確定していない状態です。	反映までしばらくお待ちください。
送付済	「smartroundから送付」を選択し、担当者の1人以上に送付が完了している状態です。	送付手続きはすべて完了しています。 ※保有者名をクリックして「保有者詳細画面」を開き、「再送」ができます。
送付失敗	担当者全員への送付に失敗しています。送付状況をご確認のうえ、再送してください。	保有者名をクリックして「保有者詳細画面」を開き、宛先情報を修正して再送してください。

【便利な機能】

▼送付用書類の一括ダウンロード

自分で送付（メール・郵送）を行う場合、詳細画面の「送付用書類ダウンロード」ボタンから、通知用テキストと別紙書類を一括でダウンロードすることができます。

▼メールアドレス一括コピー

事前通知で通知事項を送付した全ての担当者のメールアドレスをコピーします。メールや資料を一括送信したい場合に、メッセージ作成時の宛先にペーストしてお使いください。

2-4. 保有者詳細画面での操作（パターン別対応方法）

詳細画面内の「保有者名」を選択して保有者詳細画面を開くことで、状況に応じた以下の操作が行えます。

① 「自分で送付」を選択した場合の操作

「送付用書類ダウンロード」から、通知用テキストと書類をダウンロードします。
（※前ステップの「詳細画面」からも同様にダウンロードが可能です）

ご自身で手動送付（メール・郵送）を完了させた後、画面上のステータスを手動で「送付済」に変更します。

② データを再送する場合（宛先変更なし）

保有者詳細画面を開き、対象の担当者ごとに「再送」ボタンをクリックします。

③ 送付方法を途中で変更する場合

保有者詳細画面を開き、送付方法を「smartroundからメール送付」に切り替えます。
変更後、対象の担当者ごとに「送付」ボタンをクリックします。

「smartroundからメール送付」に変更する場合は、事前通知の送付前に証券データにメールアドレスが登録されている必要があります。

④ 送付失敗時などにメールアドレスを変更して再送する場合

保有者詳細画面で対象の送付先のペンマークをクリックします。

メールアドレスを変更後に「保存して再送」をクリックすると、変更後のメールアドレスに即座に送付されます。

「新しいメールアドレスを証券データにも反映する」にチェックを入れると、元の「証券データ」の担当者連絡先も自動で更新されます。

⑤ 送付先担当者を追加する場合

保有者詳細画面で「担当者を追加」をクリックします。

新しい担当者名と送付方法、送付先を入力して「追加」ボタンをクリックします。

（※ここで追加した担当者は、「証券データ」にも自動で追加されます）。

送付方法「smartroundからメール送付」を選択した場合、追加後に担当者行の右端にある「送付」ボタンをクリックします。

3.よくあるご質問

Q1.事前通知が送付失敗（エラー）になってしまう

原因： 宛先のアドレスが存在しない（退職によるアカウント廃止など）、メールアドレスの誤入力、受信側の拒否設定、メールボックスの容量不足などが考えられます。
対処法： 「2-4. 保有者詳細画面」の解説手順（④）に沿って対象の送付先を正しいアドレスに修正し、「保存して再送」を実行してください。