「電磁的方法による招集通知の送付申請」機能とは、株主の皆様へ、電磁的方法による招集通知の送付に関する承諾のお願いを一括でメール送信し、その承諾状況を一元的に管理できる機能です。
電磁的方法による送付に関する承諾は、必ずしもsmartround経由で得る必要はありません。
口頭や書面など、smartround以外の方法で個別に承諾を得ることもできます。
この場合、該当株主の「電磁的方法による招集通知の送付」ステータスを手動で変更することで、smartround上で承諾状況を一元的に管理いただけます。
「電磁的方法による招集通知の送付」に株主の承諾が必要な理由
「電磁的方法による招集通知の送付」とは、株主総会の招集通知を、従来の書面による郵送に代わり、電子メールなどの電磁的方法で送付することを指します。
会社法第299条第3項及び会社法施行令第2条第1項により、株主総会の招集通知を電磁的方法で送付する際には、発行体は事前に各株主からその旨の承諾を得ることが義務付けられています。
1.事前準備
申請メールを送信するためには、事前に**「証券データ」**画面で保有者の情報を登録する必要があります。
参考記事：【証券データ】証券データの入力方法
2.電磁的方法による招集通知の送付申請方法
送付方法には、一括で申請メールを送る方法と、個別の保有者情報から送る方法があります。
2-1. 【推奨】一括で申請メールを送付する場合
1.「株主総会」画面を開く
ホーム画面から「株主総会」を選択します。
2.「電磁的方法による招集通知の送付申請」を選択
画面上部の「電磁的方法による招集通知の送付申請」ボタンをクリックします。
※申請が必要な株主がいるにもかかわらずボタンが非活性の場合は、下記ガイドをご確認ください。
3.担当者を選択
送付したい担当者の「送付」欄にチェックを入れ、「選択した担当者に送付」をクリックします。
※同画面の「自分宛にテスト送付」をクリックすると、テストメールを送信できます。
2-2. 個別に申請メールを送付する場合
1.「証券データ」を選択
ホーム画面から「証券データ」を選択します。
2.保有者を選択
「保有者」タブより、送付したい保有者を選択します。
3.申請する
「電磁的方法による招集通知の送付」欄の「申請」または「再申請」ボタンをクリックします。
ステータスが「未確認」（‐）の場合は「申請」、「確認中」の場合は「再申請」と表示されます。
また、「承諾済」または「不承諾」の場合はボタンが表示されません。
3.申請メール送付後の流れ
申請メール送付後、株主の担当者へ「電磁的方法による招集通知の送付申請メール」が届きます。
3-1.保有者による回答
担当者がメール内の「回答」ボタンをクリックすると回答ページが表示され、「承諾する」または「承諾しない」のいずれかを選択します。
回答画面について
保有者がsmartroundのアカウントを保有しているかどうかで回答画面が異なります。
▶株主がアカウントを保有している場合
▶株主がアカウントを保有していない場合
※アカウントを保有していない場合、承諾後にアカウント登録を推奨する画面が表示されますが、登録は必須ではありません。
3-2.回答結果と通知について
担当者が回答すると、証券データの「電磁的方法による招集通知の送付」ステータスが更新されます。
また、スタートアップ側と回答者にメール通知が送信されます。
承諾の場合（「承諾する」を選択）
保有者が「承諾する」を選択すると、電磁的方法による招集通知の送付ステータスが「承諾済」に更新されます。
1.保有者情報のステータス更新
「証券データ」の該当保有者のステータスが「承諾済」に更新されます。
2.通知メール（スタートアップ側）
スタートアップの株主総会の編集権限を持つメンバー全員に、承諾された旨のメールが送信されます。
3.控えメール（回答者側）
回答した担当者に、承諾した旨の控えメールが送信されます。
不承諾の場合（「承諾しない」を選択）
保有者が「承諾しない」を選択すると、電磁的方法による招集通知の送付ステータスが「不承諾」に更新されます。
株主総会を開催する際は、書面での招集通知の送付が必要となります。
1.保有者情報のステータス更新
「証券データ」の該当保有者のステータスが「不承諾」に更新されます。
2.通知メール（スタートアップ側）
スタートアップの株主総会の編集権限を持つメンバー全員に、不承諾だった旨のメールが送信されます。
3.控えメール（回答者側）
回答した担当者に、不承諾とした旨の控えメールが送信されます。
4.よくあるご質問
Q1.複数の担当者に申請を送った場合、ステータスはどうなりますか？
A1. いずれか1人でも承諾すれば、その保有者全体のステータスが「承諾済」に更新されます。
複数の担当者のうち1人が不承諾を選択した場合、一旦「不承諾」に更新されますが、その後別の担当者が承諾すれば、再度「承諾済」に変更されます。
つまり、一度不承諾となった場合でも、その保有者の別の担当者が改めて承諾すれば、ステータスは「承諾済」に変更されます。
Q2.「電磁的方法による招集通知送付申請」の再送方法を教えてください。
A2. 「電磁的方法による招集通知の送付申請」は以下の手順で再送できます。
株主総会画面を開きます。
画面上部の「電磁的方法による招集通知の送付申請」ボタンをクリックします。
再送したい株主の「送付」欄にチェックを入れます。
画面下部の「選択した担当者に送付」ボタンをクリックすると申請メールが送信されます。
Q3.口頭やメールで承諾を得た場合、どうしたらいいですか？
A3. 「電磁的方法による招集通知の送付」のステータスを手動で変更します。
「証券データ」の「保有者」タブから該当株主の「…（三点リーダー）」から「編集」を選択します。
画面右上の「編集」をクリックし、「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータスを「承諾済」または「不承諾」に変更後、「保存」をクリックします。
以下の場合は、smartroundの「電磁的方法による招集通知の送付」申請を利用できません。口頭や書面などで承諾を取得します。
株主のメールアドレスが不明な場合
すでにsmartround以外の方法で承諾を得ている場合
株式譲渡により、株主情報に変更があった場合
株式取得前だが、事前に承諾を得ておきたい場合
Q4.「電磁的方法による招集通知送付申請」を不承諾とした株主への対応を教えてください。
A4. 郵送等で個別に対応します。
smartround上で自動生成またはアップロードした招集通知や参考書類は、ダウンロードして
送付いただけます。
Q5.「電磁的方法による招集通知送付申請」を、英語で送ることは可能ですか？
A5. いいえ、英語での送信はできません。
ブラウザの翻訳機能などを利用してください。
Q6.申請メールを送付したいのに、担当者が一覧に表示されません。
A6. 株主の登録情報に不備がある可能性があります。
「証券データ」より株主の登録情報を確認し、必要に応じて修正します。
＜確認ポイント＞
「電磁的方法による招集通知の送付」欄のステータスは「未確認」または「確認中」ですか？
「承諾済」または「不承諾」となっている場合、担当者一覧に表示されません。
メールアドレスは登録されていますか？
「担当者情報」にメールアドレスが未登録の場合、担当者一覧に表示されません。
該当株主に「保有証券」「証券の取得・喪失履歴」は紐づいていますか？
株主を対象に送付できるため、譲渡により顕在株を保有していない場合や潜在株のみ取得している場合は担当者一覧に表示されません。
Q7.申請メールを送っていないのに、「電磁的方法による招集通知の送付」欄が「承諾済」または「不承諾」になっていて編集ができません。
A7. smartround上で「投資関係確認」を結んだ投資家が、アカウント上で設定している承諾状況が自動で反映されるためです。
投資家がsmartroundアカウントを保有している場合、自身のアカウント上で「電磁的方法による招集通知の送付」に対する承諾状況を包括的に設定できます。
この場合、自動で投資家側の承諾状況が反映され、「電磁的方法による招集通知の送付」申請メールを送信することはできません。
Q8.投資家から、申請メールに回答しようとしたら「投資関係の確認」などを問われたがどうすればいいですか。と聞かれました
A8. 投資家がスタートアップと「投資関係確認」を結んでいない場合に表示されますが、任意項目ですので、不要な場合はチェックを外しても問題ありません。
「投資関係確認」とは、投資家が該当のスタートアップに投資した事実を、その投資家自身がsmartround上で確認する機能です。これにより、両者間でのデータ共有などがスムーズに行えます。
参考記事(投資家)：【投資先管理】投資関係について
参考記事(スタートアップ)：【投資関係】投資関係確認とは（スタートアップの方向け）