株主総会smartroundで招集通知を送ると、株主に委任状（同意書）が送付されます。
株主は①招集通知メール②株主側の任意の形式でsmartroundに委任状をアップロード③委任状を紙で印刷のいずれかの方法で委任状を提出いただけます。
株主に送付されるメール
株主総会smartroundで招集通知を送付すると、指定したメールアドレスに以下のようなメールが送信されます。
電磁的方法で提出する
委任状を提出できるのは1名だけです。最初に提出された内容が反映され、複数名の提出はできません。
smartroundから提出する場合、ログイン、アカウント登録は不要です。
smartroundの招集通知メールから提出する
送付されたメール内の「委任状を自動作成・提出」を押すと、フォームが表示されます。
既にsmartroundのアカウントがある場合は右上のメニューより「ログイン」いただけます。株主はsmartroundの登録がなくても委任状を提出することができます。
内容を確認し、議案への賛成・反対を選択の上「確認」を押してください。
内容のプレビューが表示されますので、問題がなければ「送付」を押してください。
送付が完了すると、以下の画面が表示され、委任状の控えが株主にメールで送付されます。
任意の形式でsmartroundにアップロードする
株主が作成した任意の形式の委任状を、smartroundにアップロードする形で提出いただけます。
既にsmartroundのアカウントがある場合は右上のメニューより「ログイン」いただけます。株主はsmartroundの登録がなくても委任状を提出することができます。
送付されたメール内の「ファイルをアップロードして委任状を提出」を押すと、アップロード用のフォームが表示されます。
メールに添付されているword形式の委任状を編集して、委任状を作成いただくこともできます。
任意のファイルをアップロードし、確認ボタンを押します。
内容のプレビューが表示されますので、問題がなければ「送付」を押してください。
送付が完了すると、以下の画面が表示され、委任状の控えが株主にメールで送付されます。
投資管理smartroundから提出する
株主がsmartroundの投資家アカウントをお持ちの場合、投資管理smartroundから委任状を提出いただけます。
投資管理smartroudから該当のスタートアップを選択し「株主総会」を押してください。
閲覧権限がない場合は、投資先に対し閲覧権限の付与をリクエストしてください。
詳しくは 投資先が入力した情報を表示する をご確認ください。
作成画面が表示されたら内容を確認し、議案への賛成、反対を選択の上「確認」を押してください。
書面で提出する
書面を郵送する場合は委任状をダウンロードし、印刷して提出いただけます。
メールからデータをダウンロードする
招集通知の項目から招集通知と参考書類をダウンロードいただけます。
投資管理smartroundからデータをダウンロードする
株主総会の一覧画面より、書面を送付したい株主総会の「招集通知／提案書」項目に表示されたアイコンを押します。
招集通知、参考書類、委任状がダウンロードされます。
委任状を印刷の上、議案への賛否などの必要事項を記入し、発行体に送付してください。
招集通知を社内のメンバーに転送する
招集通知を受け取った方が社内の他のメンバーにメールを転送し、委任状を提出いただくことも可能です。転送の回数に制限はありませんが、最後に転送された方のみ委任状の提出が可能です。
委任状提出後に送られる控えのメール
委任状を提出すると、回答した本人には委任状の控えが、発行体側には委任状が届いた旨の通知がメールで送信されます。
委任状の提出後に送られる通知メール
発行体側はメンバー管理設定で株主総会smartroundを編集できる権限を付与された方に、以下のような委任状の通知メールが送付されます。
