ライブラリとは、事業計画書/定款/株主名簿などの資料をまとめて格納できる機能です。資料は様々なファイル形式でアップロードでき、notion,google drive,dropboxなどのURLも登録が可能です。
フォルダ内部にはサブフォルダの作成ができ、階層で管理いただけます。
さらに、社内だけではなく外部の投資家やアドバイザーにも簡単に資料を共有できます。
データのアップロード方法
ホーム画面より「ライブラリ」を選択します。
フォルダを選択し、「アップロード」をクリックします。
アップロード画面より「ファイルをアップロード」・「URLをアップロード」を選択すると、アップロード画面が開きます。
「ファイルをアップロード」の場合
アップロードしたいファイルを「ドラッグ＆ドロップ」または、「ファイルを選択」よりファイルを選択します。
※ファイルは複数アップロード可能です。 発効日を入力後、「アップロード」ボタンを選択するとアップロードが開始されます。
「URLをアップロード」の場合
共有したいURL（notion,google drive,dropboxなど）と資料名を入力します。
※「追加」ボタンより複数アップロードも可能です。 発効日を入力後、「アップロード」ボタンを選択するとまとめてURLが登録されます。
ライブラリの整理方法
アップロードしたデータについて
各ファイル・URL名の右側の三点リーダーより「名称変更」・「発効日の変更」・「ダウンロード」が可能です。
データの別フォルダへの移動や削除を行う場合は、該当のデータのチェックボックスを選択後に「フォルダ移動」・「削除」を選択します。
フォルダ内ファイルのソート機能
ライブラリのフォルダ内でファイルを、「登録日」「ファイル名」「発効日」「登録者」のソート項目で並び替えていただけます。
右上の歯車マークをクリックしてください。
「登録日」「ファイル名」「発効日」「登録者」のソート項目で並び替えていただけます。
フォルダの操作方法
フォルダの新規作成
新しくフォルダを作成する場合は、左上の「新規フォルダ」を選択し、フォルダ名を入力します。
フォルダの名称変更・フォルダを一括ダウンロード・複製・削除
フォルダの三点リーダーからは「名称変更」・「フォルダを一括ダウンロード」・「複製」・「削除」が可能です。
「名称変更」を行うとフォルダは名称のコード順に上部から表示されます。
デフォルトのフォルダの「名称変更」を行う場合、フォルダの用途に関するツールチップは消去されますのでご注意ください。
例）プレゼンテーションのツールチップ
「ライブラリ」においてデフォルトで設定されているフォルダは以下の通りです。
プレゼンテーション
事業計画書
創業株主間契約書
取締役会議事録
定款
履歴事項全部証明書
投資契約書
月次試算表
株主名簿
株主総会議事録
株主間契約書
決算資料
税務申告書
サブフォルダの操作方法
サブフォルダは、フォルダの直下に作成できるフォルダで、階層による管理が可能になります。
基本的な操作は従来の「フォルダ」と同じですが、以下の2点で大きな違いがありますのでご注意ください。
閲覧権限の付与はサブフォルダ単位では行えません。
サブフォルダの下にさらにフォルダを作成することはできません。
サブフォルダの新規作成
サブフォルダを作成するフォルダを開き、右上の「＋新規サブフォルダ」をクリックしてください。
作成場所のフォルダが合っているか確認し、サブフォルダ名を入力し保存します。
保存すると、以下のようにサブフォルダが表示されます。
サブフォルダに資料をアップロードする
通常のフォルダと同じように、任意のサブフォルダを選択し、「アップロード」をクリックします。
アップロード画面より「ファイルをアップロード」・「URLをアップロード」を選択すると、アップロード画面が開きます。詳しいやり方は、フォルダの操作方法をご覧ください。
フォルダからサブフォルダへのファイル移動
既にフォルダに格納しているファイルをサブフォルダに移動する場合は、移動したいファイルにチェックを入れ、「フォルダ移動」をクリックします。
フォルダ直下にサブフォルダ名が表示されるので、移動したい先のフォルダを選択し「移動」をクリックします。
他のフォルダ直下にあるサブフォルダへと移動すると、移動先のフォルダのアクセス権限が適用されます。移動先のフォルダにアクセス権限がない方はアクセスできなくなりますので、付与先をご確認の上ご対応ください。
サブフォルダの名称変更・ダウンロード・移動・削除
サブフォルダの三点リーダーからは「名称変更」・「ダウンロード」・「フォルダ移動」・「削除」が可能です。
「フォルダ移動」を行い、サブフォルダを他のフォルダ直下に移動すると、移動先のフォルダのアクセス権限が適用されます。移動先のフォルダにアクセス権限がない方はアクセスできなくなりますので、付与先をご確認の上ご対応ください。
社外の方へのデータ共有方法
「データ共有」を利用し、社外の方にフォルダごとに閲覧権限を付与できます。会社名、もしくはメールアドレスを指定することで共有が可能です。
※2024年7月末までは「会社間のデータ共有」の際は、事前に「投資関係確認」もしくは「つながり」の作成が必要でしたが、現在は不要となりました。
詳細は以下の参考記事をご覧ください。
参考記事：【データ共有】データの閲覧権限を付与する