取締役会smartroundでは、招集メールの送付から議事録の保存まで、取締役会の一連の運営業務を自動化できます。
ここでは、招集通知の作成・送付手順をご説明します。
smartroundでは、6つのSTEPに沿って情報を入力するだけで、簡単に招集通知を作成・送信できます。
※あらかじめ「会社情報」の主要メンバーに役員を登録することをお勧めしております。
詳しくはこちらをご覧ください。
⚠️取締役会smartroundをご利用になる前に
取締役会smartroundの機能が、定款等で定める貴社固有の要件を充足している事を必ずご確認ください。 また、入力した議案が取締役会決議の対象かどうかもご自身で判断いただく必要があります。 間違うと取り返しが付かない可能性があるため、自信のない方は必ず顧問弁護士などの専門家にご相談ください。
「取締役会」を作成する
ホーム画面より「取締役会」を選択します。
※ヘッダーメニューの「機関決議」＞「取締役会」からも選択可能です。
取締役会の一覧が表示されます。「新規作成」ボタンをクリックします。
STEP.1 「基本情報」を入力する
基本情報を全て入力します。
報告事項や決議事項に関してもこちらの画面で選択し、「次へ」を押下してください。
STEP.2 「招集通知」を添付する
招集通知の作成方法は「PDFをアップロード」と「添付しない」から選択できます。
※書面決議の場合は、「自動生成」と「PDFをアップロード」から選択できます。
・「PDFをアップロード」
既に作成済みの招集通知をアップロードする場合はこちらを選択してください。
PDFファイルを1ファイルのみアップロードできます。
・「添付しない」
招集対象者には、取締役会の開催日時、開催場所、議案等が記載されたメールが届きます。
・「自動生成」（書面決議のみ）
書面決議における提案書の自動生成の場合は、こちらを選択してください。
STEP.3「参考書類」をアップロードする
議案や報告事項に関する書類や専門家が作成した書類を添付する場合、「ファイルをアップロード」または「URLをアップロード」を選択できます。
・「ファイルをアップロード」
「ファイルをアップロード」を選択し、「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」によりファイルをアップロードします。
・「URLをアップロード」
「URLをアップロード」を選択し、「URL」と「資料名」を入力の後に「追加」ボタンを押してアップロードします。
追加した資料はアップロード下のテーブルに表示されます。
STEP.4「招集対象」を選択する
招集する役員・オブザーバーを選択してください。
招集対象ではない場合は、この画面でチェックを外します。
なお、招集する必要のある、最低3人以上の役員を選択すると、「次へ」ボタンを押下できます。
※書面決議の場合は、役員が自動選択されます。また、オブザーバーには送付されません。
・役員の選択、編集方法
新たに役員を追加したい場合は、「役員を追加」ボタンを選択します。
必要情報を入力し、「保存」を押下してください。
また、既に登録された役員情報を変更する場合、三点リーダーを押すと表示される「編集」ボタンから修正ができます。
・オブザーバーの選択、編集方法（実際に開催のみ）
新たにオブザーバーを追加したい場合は、役員欄下にある「オブザーバーを追加」ボタンを選択します。
追加方法より「証券データから追加」または「新規追加」を選択後、必要情報を入力し、「保存」を押下してください。
また、既に登録されたオブザーバー情報を変更する場合、三点リーダーを押すと表示される「編集」ボタンから修正ができます。
・「決議不参加の役員を設定」をする（書面決議のみ）
特別の利害関係を有する等の理由で決議に参加できない取締役には、「決議不参加」を設定することが可能です。
「決議不参加の役員を設定」をクリックします。
該当の取締役にチェックを入れ、「設定」をクリックします。
決議不参加の取締役の設定が完了し、提案対象として選択できなくなります。
STEP.5 「送付方法」を選択する
STEP4で選択した招集対象者ごとに、送付方法を選択できます。
送付方法は2種類あります。 （smartroundからメール送付／自分で連絡）
STEP.6 「最終確認」をする
（ご注意）招集メールの送付後は内容の修正や取り消しができません。
「自分宛にテスト送付」をご利用いただき、事前に十分なご確認をお願いします。
※「報告事項」「決議事項」については、取締役会の決議状況を記録する際に実際の内容にあわせて変更が可能です。ただし、こちらも既に送付した招集メールには反映されませんのでご留意ください。
参考記事：【取締役会】取締役会を記録する
取締役会の内容、招集対象者に間違いがないことを確認します。 内容の確認後に「招集メールを送付」ボタンを押下してください。
※アップロードしたデータは各項目の「送付用データ」より確認できます。
「内容を確認しました」にチェックをいれて、「招集メールを送付」ボタンをクリックします。
送付方法で「smartroundからメール送付」を選択している役員・オブザーバーに招集メールが送付されます。
「自分宛にテスト送付」から、ご登録いただいている自身のメールアドレス宛に招集メールがテスト送付され、事前に内容を確認することができます。
「最終確認」画面
「招集メールの送付」画面
以下の画面に遷移したら招集完了です。
また、「STEP5 送付方法」より、「自分で連絡」を選択した場合は、右上の「送付用書類ダウンロード」からダウンロードを行い、任意の方法で送付してください。
