取締役会smartroundでは、招集メールの送付から議事録の署名まで、取締役会の一連の運営業務を自動化します。 こちらのページでは取締役会を招集する際の手順をご説明します。smartroundでは6つのSTEPをガイダンスに沿って入力するだけで、簡単に取締役会の招集ができます。
※あらかじめ「会社情報」の主要メンバーに役員を登録することをおすすめしております。詳しくはこちらをご覧ください。
⚠️取締役会smartroundをご利用になる前に
取締役会smartroundの機能が、定款等で定める貴社固有の要件を充足している事を必ずご確認ください。
また、入力した議案が取締役会決議の対象かどうかもご自身で判断いただく必要があります。 間違うと取り返しがつかない可能性があるため、自信のない方は必ず顧問弁護士などの専門家にご相談ください。
取締役会メイン画面
こちらの画面から「取締役会」の新規作成および招集連絡中（送付済）または作成中（未送付）の取締役会の確認が行えます。
「新規作成」ボタンを押下すると取締役会の作成画面へと遷移します。
STEP1 基本情報
基本情報を全て入力します。 報告事項や決議事項に関してもこちらの画面で選択し、「次へ」を押下してください。
Zoomのパスワードや当日の持ち物など、事務的な補足があればSTEP1内部の「補足情報」に記載いただけます。補足情報は召集メールに記載されるほか、取締役会詳細画面にて確認いただけます。
STEP2 招集通知
招集通知の作成方法は「PDFをアップロード」と「添付しない」から選択できます。
・「PDFをアップロード」
既に作成済みの招集通知をアップロードする場合はこちらを選択してください。 PDFファイルを1ファイルのみアップロードできます。
・「添付しない」
招集対象者には、取締役会の開催日時、開催場所、議案等が記載されたメールが届きます。
STEP3 参考書類
議案や報告事項に関する書類や専門家が作成した書類を添付する場合、「ファイルをアップロード」または「URLをアップロード」を選択できます。
・「ファイルをアップロード」
「ファイルをアップロード」を選択し、「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」によりファイルをアップロードします。
・「URLをアップロード」
「URLをアップロード」を選択し、「URL」と「資料名」を入力の後に「追加」ボタンを押してアップロードします。
追加した資料はアップロード下のテーブルに表示されます。
※追加した資料はアップロード下のテーブルに表示されます。
STEP4 招集対象
招集する役員・オブザーバーを選択してください。招集対象外の方がいれば、この画面でチェックを外します。 なお、招集する必要のある、最低3人以上の役員を選択すると、「次へ」ボタンををクリックできるようになります。
・役員の選択、編集方法
新たに役員を追加したい場合は、「役員を追加」ボタンを選択します。
必要情報を入力し、「保存」を押下してください。
また、既に登録された役員情報を変更する場合、三点リーダーを押すと表示される「編集」ボタンから修正ができます。
・オブザーバーの選択、編集方法
新たにオブザーバーを追加したい場合は、役員欄下にある「オブザーバーを追加」ボタンを選択します。
追加方法より「証券データから追加」または「新規追加」を選択後、必要情報を入力し、「保存」を押下してください。
また、既に登録されたオブザーバー情報を変更する場合、三点リーダーを押すと表示される「編集」ボタンから修正ができます。
一覧の氏名の上部に「証券データを参照」ラベルがついているものは、「証券データ」から登録されているため、「編集」を選択して「証券データ」を編集します。
STEP5 送付方法
STEP4で選択した招集対象者ごとに、送付方法を選択できます。
送付方法は2種類あります。 （smartroundからメール送付／自分で連絡）
STEP6 最終確認
取締役会の内容、招集対象者に間違いがないことを確認します。
添付したデータは「送付用データ」よりファイル名をクリックしてご確認ください。
内容の確認後に「招集メールを送付」ボタンを押下してください。
「招集メールを送付」ボタンを押すと、送付を確認するモーダルが表示されます。
内容に間違いがなければ「内容を確認しました」のチェックボックスにチェックを入れると「招集メールを送付」ボタンを押下できるようになります。
「招集メールを送付」ボタンを押下すると同時に「smartroundからメール送付」を選択している役員・オブザーバーに招集メールが送付されます。
送付後の招集日・開催日時・開催場所・招集通知参考資料・招集対象者の修正はできません。
なお、取締役会の一覧から報告事項・決議事項の変更は可能ですが、招集対象者への招集メールに内容は反映されませんのでご留意ください。
「招集対象・送付方法」より「自分宛にテスト送付」を押下すると、登録されている自身のメールアドレス宛に招集メールが送付され、内容を確認することができます。
招集完了
以下の画面に遷移したら招集完了です。 また、「STEP5 送付方法」より、「自分で連絡」を選択した場合は、右上の「送付用書類ダウンロード」からダウンロードを行い、任意の方法で送付してください。
