取締役会smartroundでは、招集メールの送付から議事録の保存まで、取締役会の一連の運営業務を効率化できます。
ここでは、招集通知の作成・送付手順をご説明します。
smartroundでは、6つのSTEPに沿って情報を入力するだけで、簡単に招集通知を作成・送信できます。
取締役会smartroundをご利用になる前に
取締役会smartroundの機能が、定款等で定める貴社固有の要件を充足している事を必ずご確認ください。
また、入力した議案が取締役会決議の対象かどうかもご自身で判断いただく必要があります。
間違うと取り返しが付かない可能性があるため、自信のない方は必ず顧問弁護士などの専門家にご相談ください。
STEP.1 基本情報入力
開催方法や報告事項、決議事項等の基本情報を入力します。
＜実際に開催の場合＞
基本情報 | 入力内容 |
①開催方法 | 「実際に開催」を選択。 |
②オンライン開催可否 | 対面のみ、ハイブリッド、オンラインのみの3種類から選択。 |
③招集日 | デフォルトで招集通知作成日が表示。 |
④開催日 | 任意の日を入力。⑦取締役会名に関連する情報 |
⑤開催時刻 | 任意の時間を入力。⑦取締役会名に関連する情報 |
⑥開催場所 | 前回の株主総会で設定した場所が引き継がれる。 |
⑦取締役会名 | 「開催方法」「開催日」「開催時刻」を入力すると自動生成。 |
＜書面決議(みなし決議)の場合＞
基本情報 | 入力内容 |
①開催方法 | 「書面決議(みなし決議)」を選択。 |
②提案日 | デフォルトで提案書作成日が表示。 |
③回答期限 | 任意の日を入力。⑦取締役会名に関連する情報 |
④会社名 | 任意の時間を入力。⑦取締役会名に関連する情報 |
⑤提案者 | 提案者である取締役を選択。 |
⑥書面決議に関する定款の規定 | 定款で取締役会書面決議について規定している条文番号を入力。 |
⑦取締役会名 | 「開催方法」「開催日」「開催時刻」を入力すると自動生成。 |
報告事項 | 入力内容 |
⑧表題1 | 「実際に開催」選択時のみ表示。 |
表題2~30 | 右下の「追加」ボタンをクリックすると、表題30まで追加可能。 |
決議事項 | 入力内容 |
⑨第1号議案 | 11議案より選択可能。 |
第2議案〜第30議案 | 右下の「追加」ボタンをクリックすると、30議案まで追加可能。 |
メールに記載する補足事項 | 入力内容 |
⑩補足情報 | 「招集通知(提案書)の送付メール」に文章を追記したい場合や参考資料を添付したことを招集通知(提案書)メールで伝えたい場合はこちらに記入。 |
STEP.2 招集通知のアップロード
「PDFをアップロード」と「添付しない」の2種類の作成方法から選択できます。
書面決議の場合は、「自動生成」と「PDFをアップロード」から選択できます。
「PDFをアップロード」
任意で作成したの招集通知ファイルをアップロードする場合はこちらを選択します。 PDFファイルを1ファイル(100MBまで)のみアップロードできます。
「添付しない」
招集対象者には、取締役会の開催日時、開催場所、議案等が記載されたメールが届きます。
「自動生成」（書面決議のみ）
書面決議における提案書の自動生成の場合は、こちらを選択します。
STEP.3 参考書類のアップロード
「アップロード」「添付しない」の2つの添付方法から選択できます。
「ファイルをアップロード」
添付方法で「アップロード」を選択し、「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」で書類をアップロードします。
「URLをアップロード」
「URLをアップロード」を選択し、ファイルを格納している場所 (例:ファイル共有サービスなど) の「URL」と「資料名」を入力の後に「追加」ボタンをクリックしてアップロードします。
追加した資料はアップロード下のテーブルに表示されます。
資料の順番を入れ替えたい場合
資料名の横をドラッグ&ドロップすると自由に順番を変更できます。
STEP.4 招集対象の選択
招集する役員・オブザーバーを選択します。 招集対象ではない場合は、この画面でチェックを外してください。
なお、会社法の規定により、最低3人以上の役員を選択する必要があります。
役員の追加方法
新たに役員を追加したい場合は、「役員を追加」ボタンをクリックします。
必要情報を入力し、「保存」をクリックします。
「会社情報の主要メンバーとして追加する」にチェックを入れると、「会社情報」と連携されます。
役員の編集方法
既に登録されている役員情報を変更する場合、「…（三点リーダー）」をクリックし、「編集」をクリックします。
オブザーバーの選択、編集方法（実際に開催のみ）
新たにオブザーバーを追加したい場合は、役員欄下にある「オブザーバーを追加」をクリックします。
追加方法で「証券データから追加」または「新規追加」を選択後、必要情報を入力し、「保存」をクリックします。
また、既に登録されたオブザーバー情報を変更する場合、「…（三点リーダー）」をクリックし、「編集」をクリックします。
氏名の上部に「証券データを参照」ラベルが付いている方は「証券データ」と連動しています。
「編集」をクリックし編集を行うと、「証券データ」と「取締役会」両方に同じ情報が反映されます。
「決議不参加の役員を設定」をする（書面決議のみ）
書面決議の際、特別の利害関係を有する等の理由で決議に参加できない取締役には、「決議不参加」を設定できます。
「決議不参加の役員を設定」をクリックします。
該当の取締役にチェックを入れ、「設定」をクリックします。
決議不参加の取締役の設定が完了し、提案対象として選択できなくなります。
STEP.5 送付方法の選択
下記2種類の送付方法から選択できます。
「smartroundからメール送付」「自分で連絡」
STEP.6 最終確認
招集メール(提案書)の送付後は、内容の修正や取り消し、資料の追加送付ができません。
送付前に「自分宛にテスト送付」をクリックし、必ず内容をご確認ください。
※「報告事項」「決議事項」については、取締役会の決議状況を記録する際に実際の内容にあわせて変更ができます。
ただし、こちらも既に送付した招集メールには反映されませんのでご留意ください。
参考記事：【取締役会】取締役会を記録する
STEP.1〜STEP.5で設定した内容が反映されています。
内容に間違いがなければ「招集メールを送付」ボタンをクリックしてください。
（書面決議の場合は「提案書を送付」ボタン）
※招集メールに添付した招集通知・提案書・参考資料は、各項目の「送付用データ」よりダウンロードできます。
「招集メールの送付」に遷移するので、記載の注意事項をご確認の上、「内容を確認しました」にチェックをいれて、「招集メールを送付」ボタンをクリックします。
（みなし開催の場合は「提案書を送付」ボタン）
STEP.5 メール送付先の選択の「送付方法」で「smartroundからメール送付」を選択している役員・オブザーバーに招集メールが送付されます。
招集完了
以下の画面に遷移したら招集完了です。
書面にて郵送する必要がある場合は、書類の「招集通知」「参考書類」からダウンロードし、印刷・郵送してください。
よくあるご質問
Q1.取締役会の作成後に参加者(役員、オブザーバー)を追加できますか？
A1. いいえ、作成後に参加者(役員、オブザーバー)は追加できません。
追加の参加者に対して招集メールを送信したり、出欠管理を正確に行いたい場合は、一度作成した取締役会を削除し、参加者を追加した上で再度作成してください。
〈削除手順〉
該当の取締役会の右側にある「…（三点リーダー）」から「削除」を選択してください。
Q2.オブザーバーを議事録に追加したい場合、どうすればよいですか？
A2. 議事録にオブザーバーのお名前や出欠を記載したい場合は、議事録をダウンロードして手動で追記してください。
オブザーバーは議決権を持たないため、smartroundで生成される議事録には出欠が自動で記録されません。
議事録は、該当の取締役会詳細画面の「議事録テンプレートをダウンロード」からWord形式で出力できます。
なお、議事録への記載方法についてご不明な点があれば、専門家にご相談いただくことをお勧めします。
参考記事：【取締役会】取締役会を記録する
Q3.取締役会の書面決議の場合、同意書・確認書に署名押印の必要はありますか？
A3. 書面決議の場合、署名・押印は smartround 上では必要ありません。
smartroundでは、会社法が定める「同意の意思表示」の証跡として、同意書へ氏名を記載いただく形式を採用しており、署名・押印は必須としておりません。
＜法的な背景＞
書面決議の成立条件は、会社法第370条に基づき以下の2点が求められています。
1. 取締役が提案を行うこと（提案書の通知）
2. 議決に加われる取締役全員が、書面または電磁的記録により同意の意思表示を行うこと
法律上、「提案書へ署名・押印が必要である」といった規定はございません。
＜ご留意いただきたい点＞
会社の定款等で、書面決議に関する追加の定め（例：記名押印が必要など）がある場合には、その定款の内容が優先される可能性がございます。
該当する規定がある場合やご不明点がある場合は、専門家へご確認のうえ、必要に応じてご対応いただくようお願いいたします。