株主総会smartroundで送付された招集通知(提案書)に対し、株主は以下のいずれかの方法で委任状(同意書)を提出できます。
①招集通知(提案書)メールから委任状(同意書)を自動生成して提出
②任意の形式でsmartroundに委任状(同意書)をアップロードして提出
③委任状(同意書)を紙で印刷し、郵送して提出
株主に送付されるメール
株主総会smartroundで招集通知(提案書)を送付すると、発行体(スタートアップ)が指定したメールアドレスに以下のようなメールが送信されます。
株主は電磁的方法もしくは書面のいずれかで委任状を提出できます。
電磁的方法で提出する
ある株主に複数の担当者がいる場合、委任状(同意書)を提出できるのは1名だけです。最初に提出された内容が反映され、複数名の提出はできません。
また、smartroundから提出する場合、ログイン、アカウント登録は不要です。
smartroundの招集通知(提案書)メールリンクから自動生成して提出する
送付されたメール内の「委任状(同意書)を自動作成・提出」を押すと、作成フォームが表示されます。
この時、株主はsmartroundの登録がなくても委任状(同意書)を提出することができます。
内容を確認し、議案への賛成・反対を選択の上 「確認」 をクリックします。
作成した委任状(同意書)のプレビューが表示されます。
問題がなければ 「送付」 をクリックします。
送付が完了すると、以下の送付完了画面が表示され、委任状の控えが株主にメールで送付されます。
任意の形式でsmartroundにアップロードする
株主が作成した任意の形式の委任状(同意書)を、smartroundにアップロードする形で提出いただけます。
この時、株主はsmartroundの登録がなくても委任状(同意書)を提出することができます。
送付されたメール内の 「ファイルをアップロードして委任状(同意書)を提出」 を押すと、アップロード用のフォームが表示されます。
メールにはsmartroundから自動生成されるword形式の委任状(同意書)ファイルが添付されています。
こちらのファイルをダウンロードし、編集して作成いただくこともできます。
任意のファイルをアップロードし、「確認」 をクリックします。
アップロードした委任状(同意書)のプレビューが表示されます。
問題がなければ 「送付」 をクリックします。
送付が完了すると、以下の画面が表示され、委任状(同意書)の控えが株主にメールで送付されます。
投資管理smartroundから提出する
株主がsmartroundの投資家アカウントをお持ちであり、かつ以下の設定が済んでいる場合、投資管理smartroundから委任状(同意書)を提出いただけます。
＜投資管理smartroundから委任状(同意書)を提出するために必要な設定＞
投資先と投資関係確認を結んでいる
投資先からデータ共有設定を行い、「株主総会」の閲覧権限を付与されている
投資家アカウントで投資先を含む投資ビークルの編集権限を付与されている
投資管理smartroudから該当のスタートアップを選択し「株主総会」をクリックします。
作成画面が表示されたら内容を確認し、議案への賛成、反対を選択の上で「確認」をクリックします。
書面を郵送して提出する
書面を郵送して提出する場合は、委任状(同意書)をダウンロードし、印刷して提出いただけます。
メールからデータをダウンロードする
招集通知(提案書)の項目から招集通知(提案書)と参考書類をダウンロードいただけます。
投資管理smartroundからデータをダウンロードする
投資先の「株主総会」タブより、委任状(同意書)を送付したい株主総会の「招集通知/提案書」項目に表示されたアイコンをクリックします。
招集通知(提案書)、参考書類、委任状(同意書)がダウンロードされます。
委任状(同意書)を印刷の上、議案への賛否などの必要事項を記入し、発行体に送付します。
招集通知(提案書)を社内のメンバーに転送する
招集通知(提案書)を受け取った方が社内の他のメンバーにメールを転送し、委任状を提出してもらうこともできます。
転送の回数に制限はありませんが、最後に転送された方のみ委任状を提出できます。
委任状(同意書)提出後に送られる控えのメール
委任状(同意書)を提出すると、回答した本人には委任状(同意書)の控えが、発行体側には委任状(同意書)が届いた旨の通知がメールで送信されます。
委任状(同意書)の提出後に送られる通知メール
発行体側はメンバー管理設定で株主総会smartroundを編集できる権限を付与された方に、以下のような委任状(同意書)の通知メールが送付されます。
