株主総会smartroundとは
株主総会smartroundはスタートアップと株主双方の株主総会関連業務を効率化するサービスです。当サービスでは以下のことが実現できます。
①株主総会関連書類の作成時間を大幅削減
基本情報と決議事項を入力するだけで招集通知や一部の参考書類を自動作成することができます。
②書類の郵送業務を効率化
招集通知や添付書類をオンラインで簡単に送付することができます
③煩雑な委任状の回収と集計を自動化
事前に入力された議決権数に基づき、委任状の回答は自動集計されます。
④株主はどこにいても回答可能
PC/スマホなど都合のよい端末でオンラインにて委任状を提出できるので、株主の方にとっても便利です。
詳しくは下記資料をご覧ください。
委任状の提出フロー
委任状は投資先からの招集通知メールと、投資管理smartroudの各投資先の株主総会から提出いただけます。PDF形式の委任状をsmartroundにアップロードして提出したり、印刷いただき書面で提出することも可能です。※投資管理smartroundからデータを閲覧するにはあらかじめ投資関係確認とデータのアクセス権付与が必要になります
1.招集通知の受信
発行体が招集通知を送付すると、発行体が指定したメールアドレス（複数指定可）宛にsmartroundから以下画像のような招集通知メールが届きます。
※招集通知の送付先はあらかじめ発行体とご確認ください。
2.委任状の提出
招集通知及び添付資料の内容を確認したら、委任状の提出へ進みます。
ここでは4つの方法についてご説明します。
委任状を提出できるのは1名だけです。最初に提出された内容が反映され、複数名の提出はできません。
2-1.招集通知メール経由で提出する
招集通知メールの「smartroundで作成・提出」をクリックすると、下記のような委任状回答フォームが開きます。
smartroundのアカウントがなくても委任状を提出することができます。既にアカウントがある場合は右上のメニューより「ログイン」いただけます。
内容を確認し、議案への賛成・反対を選択の上「確認」を押してください。
内容のプレビューが表示されますので、問題がなければ「送付」を押してください。
送付が完了すると以下の画面が表示され、委任状の控えメールで届きます。
2-2.任意の形式でsmartroundにアップロードする
株主が作成した任意の形式の委任状を、smartroundにアップロードする形で提出いただけます。
既にsmartroundのアカウントがある場合は右上のメニューより「ログイン」いただけます。株主はsmartroundの登録がなくても委任状を提出することができます。
送付されたメール内の「ファイルをアップロードして委任状を提出」を押すと、アップロード用のフォームが表示されます。
メールに添付されているword形式の委任状を編集して、委任状を作成いただくこともできます。
任意のファイルをアップロードし、確認ボタンを押します。
内容のプレビューが表示されますので、問題がなければ「送付」を押します。
送付が完了すると、以下の画面が表示され、委任状の控えが株主にメールで送付されます。
2-3.投資管理smartroundから提出する
smartroundの投資家アカウントをお持ちの場合、「投資管理」からも委任状を提出できます。
「投資管理」から該当スタートアップを選択し、「株主総会」をクリックします。
「委任状/同意書」の欄の「回答する」を選択すると委任状または同意書を作成いただけます。
※閲覧権限がない場合には、閲覧権限の付与を投資先へリクエストしてください。
詳しくは投資先が入力した情報を表示するを確認ください。
作成画面が表示されたら内容を確認し、議案への賛成、反対を選択の上「確認」を押してください。
2-4.書面で提出する
書面を郵送する場合は、メールから委任状をダウンロードし印刷します。
招集通知の項目から招集通知と参考書類をダウンロードいただけます。
議案への賛否などの必要事項を記入し、発行体に送付してください。
3.回答内容の確認
smartroundで回答をした場合、委任状の控えメールが届きます。控えには委任状回答時刻及び作成者が記載され、「委任状」のリンクからダウンロードいただけます。 一株主に対して複数担当者がいる場合、どなたかが回答するとそれ以外の担当者は委任状回答権を失います。
※書面で回答した場合は委任状の控えメールは届きません。
よくあるご質問
・smartroundで招集通知を受け取ることは法的に問題ないでしょうか？
はい、問題ありません。ただし、会社法第299条3項の要請によりsmartroundで株主総会の招集通知を送付するには株主の事前承諾が必要になります。 一度承諾すれば総会のたびに承諾する必要はございません。
・smartroundで委任状を回答することは法的に問題ないでしょうか？
はい、問題ありません。会社法第310条3項にある通り、発行体が承諾していれば電磁的方法による委任状の送付は適法とみなされます。発行体がこちらの承諾をしないとsmartroudを利用できない仕組みになっておりますので特に株主の方から各発行体へ承諾を依頼することは必要ありません。
・株主が委任状を回答するにはsmartroundへの登録が必須でしょうか？
いいえ、株主の方はsmartroundに登録いただかなくても委任状の回答をすることが可能です。 今後はsmartroundに登録していれば、自分宛に送られた委任状をまとめて回答いただく機能を実装予定です。
・委任状を別の担当者に転送することは可能でしょうか？
はい、可能です。 smartroundから届いたメール内に「この招集通知メールを転送」というボタンがあり、そちらから任意の担当者に転送することができます。 ただし、転送元の担当者は委任状回答権がなくなることをご注意ください。
・社内の規定で従来通り書面で委任状の回答をしたいのですが可能でしょうか？
はい、可能です。 招集通知メールからPDFの委任状をダウンロードし印刷のうえご郵送ください。
・smartroundで回答した委任状の控えファイルを保存したいのですが可能でしょうか？
はい、可能です。 委任状回答後、委任状の控えメールが届きます。メール内「PDFでダウンロード」からダウンロードしてください。
・委任状を回答するのに料金はかかりますか？
いいえ、株主の方が委任状を回答する際に料金の負担はございません。
・みなし株主総会についてもsmartround上で回答できますか？
はい、回答いただけます。 みなし株主総会の場合、株主全員の同意が必要となりますので忘れずに同意書をご送付ください。