smartroundでは、投資ビークルごとに株主総会に関する設定を行うことで、投資先スタートアップからの招集通知の受信や、委任状・同意書の提出管理を効率的に進めることができます。
「株主総会」設定にアクセスする
「株主総会」設定は投資ビークルごとに管理されます。
複数のビークルを管理している場合は、それぞれのビークルで設定してください。
「投資管理」より設定を行いたい投資ビークルを選択します。
ビークルの「設定」タブをクリックします。
左側のメニューから「株主総会」を選択します。
1. 「招集通知等の必須送付先」を設定する
メニューより「投資管理」を選択します。
投資関係確認済みのスタートアップから送られる株主総会関連のメールを「必ず」受け取る担当者を指定する機能です。
大切な通知を見落とさないための設定です。
主な特徴：
最大3件まで担当者（氏名とメールアドレス）を登録できます。
電磁的方法による招集通知の送付設定が「承諾」になっている場合のみ設定可能です。
1-1.前提条件の確認と設定（重要）
この機能を利用するには、「会社アカウント」の「基本情報」で「電磁的方法による招集通知の送付設定」を「承諾」にする必要があります。
1.「招集通知等の必須送付先」タブで、「設定を変更」をクリックします。
2.「会社アカウント」の「基本情報」タブより「編集」をクリックします。
3.「電磁的方法による招集通知の送付設定」を「承諾する」に変更し、保存します。
1-2.送付先を追加する
1.「招集通知等の必須送付先」タブで「編集」ボタンをクリックします。
2.「氏名」と「メールアドレス」を入力し、「保存」をクリックします。 担当者を追加する場合は「送付先を追加」ボタンをクリックしてください。
1-3.対象となるメールと重要なお知らせ
設定した送付先には、以下のメールが必ず送信されます。
株主総会の招集通知メール（みなし開催の場合の提案書メールを含む）
事前承諾の承諾依頼メール
【提出権限についてのご注意】
招集通知、事前承諾のメールが送信された方には委任状・同意書等の提出権限が付与されます。 提出は1回のみで再提出ができません。そのため、送付先の設定の際は十分にご注意ください。
参考ガイド：
【株主総会の招集通知や委任状の閲覧のみを行いたい場合】
該当のメンバーに投資ビークルの閲覧権限の設定を行うことで、「投資管理」の各投資先の「株主総会」画面から閲覧や資料のダウンロードが可能です。
参考ガイド：
【スタートアップ側への表示についてのご注意】
入力した氏名とメールアドレスは、投資関係確認済のスタートアップのユーザーに表示されます。
なお、送付先を指定した場合も、スタートアップは任意の担当者を追加して招集通知メール等を送付することができます。
＜スタートアップ側の招集画面＞
2. 「未提出先のリマインドメール」を設定する
委任状または同意書が未提出の株主総会について、日次で自動リマインドメールを送信し、提出漏れを防ぐ機能です。
主な特徴:
送付の有効/無効を設定できます。有効にすると、毎日9時台に自動でメールが送信されます。
投資ビークルの編集権限を持つメンバーを送付先として選択できます。
参考ガイド：【メンバー管理】メンバーを管理する（支援者側）
2-1. リマインドメール設定を有効にする
1.「未提出先のリマインドメール」タブで「編集」ボタンをクリックします。
2.「未提出先のリマインドメール」のチェックボックスで「送付する」を選択します。
3.「リマインドメール送付先」のドロップダウンから、投資ビークルの編集権限を持つメンバーを選択します。
複数のメンバーを追加する場合は「追加」ボタンをクリックします。
2-2.リマインドメールの送信タイミング
投資関係確認が完了している投資先スタートアップが開催する株主総会のうち、委任状または同意書が未提出で、回答期限を過ぎていないものが対象となります。
リマインドメールは毎日午前9時台に自動送信されます。
＜受信メール画像＞
