取締役会の書面決議(みなし決議)において、役員（取締役・監査役）が同意書・確認書を提出するための手順を説明します。

1.提案書を受け取る

取締役会の書面決議が行われると、提案者よりメールで提案書が送付されます。

メール本文に添付されたファイルをクリックして、提案書の内容を確認します。

件名：[要対応]株式会社◯◯から取締役会書面決議(提案日)の提案書が届いています

2.同意書・確認書を提出する

取締役向けには「同意書」、監査役向けには「確認書」がsmartroundの書面決議機能により自動生成され、各役員へ個別に送付されます。

提出期限を過ぎた場合は、同意書・確認書の提出ができなくなります。

また、提出後は内容を変更できませんので、よくご確認の上でご回答ください。

ご注意：提案書メールへの返信はできません
本メールは配信専用のアドレスから送信されています。ご返信いただいてもお答えできませんのであらかじめご了承ください。

【提案内容にご同意いただけない場合】
メールへの返信ではなく、提案者まで直接ご連絡をお願いいたします。

同意する場合は、「同意書を作成・提出」をクリックします。

「同意書の作成」画面で「氏名」を入力後に「確認」をクリックします。

「同意書の作成確認」画面で最終確認し、「確認」をクリックすると、提出完了画面が表示されます。

【提案内容に異議を述べる場合】
メールへの返信ではなく、提案者まで直接ご連絡をお願いいたします。

確認する場合は、「確認書を作成・提出」をクリックします。

「確認書の作成」画面で「氏名」を入力後に「確認」をクリックします。

「確認書の作成確認」画面で最終確認し、「提出」をクリックすると、提出完了画面が表示されます。

提出後、ご登録いただいたメールアドレス宛に、提出内容の控えメールが届きます。控えには「作成(提出)日時」「提出者名」「提出内容」が記載されています。

メール本文に添付されたファイルをクリックすると、控えファイルがダウンロードできます。

件名：株式会社◯◯に提出した取締役会(提案日)書面決議の同意書控えが届いています

件名：株式会社◯◯に提出した取締役会(提案日)書面決議の確認書控えが届いています

A1. 書面決議の場合、署名・押印は smartround 上では必要ありません。

smartroundでは、会社法が定める「同意の意思表示」の証跡として、同意書へ氏名を記載いただく形式を採用しており、署名・押印は必須としておりません。

＜法的な背景＞

書面決議の成立条件は、会社法第370条に基づき以下の2点が求められています。

1. 取締役が提案を行うこと（提案書の通知）

2. 議決に加われる取締役全員が、書面または電磁的記録により同意の意思表示を行うこと

法律上、「提案書へ署名・押印が必要である」といった規定はございません。

＜ご留意いただきたい点＞

会社の定款等で、書面決議に関する追加の定め（例：記名押印が必要など）がある場合には、その定款の内容が優先される可能性がございます。

該当する規定がある場合やご不明点がある場合は、専門家へご確認いただき、必要に応じてご対応いただくようお願いいたします。