株主向けガイド

2021/3/1 5:322023/5/9 23:58

株主総会smartroundとは

株主総会smartroundはスタートアップと株主双方の株主総会関連業務を効率化するサービスです。当サービスでは以下のことが実現できます。

基本情報と決議事項を入力するだけで招集通知を自動作成することができます。今後は添付書類や議事録の自動作成にも対応予定です。

招集通知や添付書類をオンラインで簡単に送付することができます

事前に入力された議決権数に基づき、委任状の回答は自動集計されます。

PC/スマホなど都合のよい端末でオンラインにて委任状を提出できるので、株主の方にとっても便利です。

詳しくは下記資料をご覧ください。

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発行体が招集通知を送付すると、発行体が指定したメールアドレス（複数指定可）宛にsmartroundから招集通知メールが届きます。

※招集通知の送付先はあらかじめ発行体とご確認ください。

招集通知及び添付資料の内容を確認したら、委任状の回答へ進みます。ここでは2種類の回答方法についてご説明します。 ※実際に出席する場合は委任状の回答は不要です

招集通知メールの「smartroundで作成・提出」をクリックすると下記のような委任状回答フォームが開きます。議案への賛否を入力の上、ご提出ください。

株主がsmartroundアカウントをお持ちの場合、投資管理smartroundからも委任状の回答を行うことが可能です。

招集通知メールの「PDFをダウンロード」をクリックしてください。 PDF形式の委任状を印刷し議案の賛否を記載し郵送してください。

smartroundで回答をした場合、委任状の控えメールが届きます。控えには回答時刻及び回答者が記載され、「PDFをダウンロード」からダウンロードいただけます。一株主に対して複数担当者がいる場合、いずれかが回答するとそれ以外の担当者は委任状回答権を失います。

※書面で回答した場合は委任状の控えメールは届きません。

以上をもって委任状の回答は完了します。

はい、問題ありません。ただし、会社法第299条3項の要請によりsmartroundで株主総会の招集通知を送付するには株主の事前承諾が必要になります。あらかじめ株主から招集通知を電磁的方法で送付することに対する承諾を取っていれば問題ありません。一度承諾すれば総会のたびに承諾する必要はございません。

はい、問題ありません。会社法第310条3項にある通り、発行体が承諾していれば電磁的方法による委任状の送付は適法とみなされます。発行体がこちらの承諾をしないとsmartroudを利用できない仕組みになっておりますので特に株主の方から各発行体へ承諾を依頼することは必要ありません。

いいえ、株主の方はsmartroundに登録いただかなくても委任状の回答をすることが可能です。今後はsmartroundに登録していれば、自分宛に送られた委任状をまとめて回答いただく機能を実装予定です。

はい、可能です。 smartroundから届いたメール内に「招集通知を転送」というボタンがあり、そちらから任意の担当者に転送することができます。ただし、転送元の担当者は委任状回答権がなくなることをご注意ください。

はい、可能です。招集通知メールからPDFの委任状をダウンロードし印刷のうえご郵送ください。

はい、可能です。委任状回答後、委任状の控えメールが届きます。メール内「PDFでダウンロード」からダウンロードしてください。

いいえ、株主の方が委任状を回答する際に料金の負担はございません。

はい、回答いただけます。みなし株主総会の場合、株主全員の同意が必要となりますので忘れずに同意書をご送付ください。