株主総会ガイド（株主向け）
株主総会smartroundとは
株主総会smartroundはスタートアップと株主双方の株主総会関連業務を効率化するサービスです。当サービスでは以下のことが実現できます。
1. 株主総会関連書類の作成時間を大幅削減
基本情報と決議事項を入力するだけで招集通知を自動作成することができます。
今後は添付書類や議事録の自動作成にも対応予定です。
2. 書類の郵送業務を効率化
招集通知や添付書類をオンラインで簡単に送付することができます
3. 煩雑な委任状の回収と集計を自動化
事前に入力された議決権数に基づき、委任状の回答は自動集計されます。
4. 株主はどこにいても回答可能
PC/スマホなど都合のよい端末でオンラインにて委任状を提出できるので、株主の方にとっても便利です。
詳しくは下記資料をご覧ください。
株主側の手続き
1.招集通知の受信
発行体が招集通知を送付すると、発行体が指定したメールアドレス（複数指定可）宛にsmartroundから招集通知メールが届きます。
※招集通知の送付先はあらかじめ発行体とご確認ください。
2.委任状の回答
招集通知及び添付資料の内容を確認したら、委任状の回答へ進みます。
ここでは2種類の回答方法についてご説明します。
※実際に出席する場合は委任状の回答は不要です
smartroundで回答
招集通知メールの「smartroundで作成・提出」をクリックすると下記のような委任状回答フォームが開きます。議案への賛否を入力の上、ご提出ください。
株主がsmartroundアカウントをお持ちの場合、投資管理smartroundからも委任状の回答を行うことが可能です。
書面で回答
招集通知メールの「PDFをダウンロード」をクリックしてください。
PDF形式の委任状を印刷し議案の賛否を記載し郵送してください。
3.確認
smartroundで回答をした場合、委任状の控えメールが届きます。
控えには委任状作成時刻及び作成者が記載され、「委任状」のリンクからダウンロードいただけます。
一株主に対して複数担当者がいる場合、どなたかが回答するとそれ以外の担当者は委任状回答権を失います。
※書面で回答した場合は委任状の控えメールは届きません。
以上をもって委任状の回答は完了します。
よくあるご質問
smartroundで招集通知を受け取ることは法的に問題ないでしょうか？
はい、問題ありません。ただし、会社法第299条3項の要請によりsmartroundで株主総会の招集通知を送付するには株主の事前承諾が必要になります。あらかじめ株主から招集通知を電磁的方法で送付することに対する承諾を取っていれば問題ありません。
一度承諾すれば総会のたびに承諾する必要はございません。
smartroundで委任状を回答することは法的に問題ないでしょうか？
はい、問題ありません。会社法第310条3項にある通り、発行体が承諾していれば電磁的方法による委任状の送付は適法とみなされます。発行体がこちらの承諾をしないとsmartroudを利用できない仕組みになっておりますので特に株主の方から各発行体へ承諾を依頼することは必要ありません。
株主が委任状を回答するにはsmartroundへの登録が必須でしょうか？
いいえ、株主の方はsmartroundに登録いただかなくても委任状の回答をすることが可能です。
今後はsmartroundに登録していれば、自分宛に送られた委任状をまとめて回答いただく機能を実装予定です。
委任状を別の担当者に転送することは可能でしょうか？
はい、可能です。
smartroundから届いたメール内に「招集通知を転送」というボタンがあり、そちらから任意の担当者に転送することができます。
ただし、転送元の担当者は委任状回答権がなくなることをご注意ください。
社内の規定で従来通り書面で委任状の回答をしたいのですが可能でしょうか？
はい、可能です。
招集通知メールからPDFの委任状をダウンロードし印刷のうえご郵送ください。
smartroundで回答した委任状の控えファイルを保存したいのですが可能でしょうか？
はい、可能です。
委任状回答後、委任状の控えメールが届きます。メール内「PDFでダウンロード」からダウンロードしてください。
委任状を回答するのに料金はかかりますか？
いいえ、株主の方が委任状を回答する際に料金の負担はございません。
みなし株主総会についてもsmartround上で回答できますか？
はい、回答いただけます。
みなし株主総会の場合、株主全員の同意が必要となりますので忘れずに同意書をご送付ください。