株主総会smartroundでは委任状(同意書)の回答状況をリアルタイムで確認できます。
書面や任意の書式で提出された場合も手動で記録できるため、株主の提出方法に合わせて柔軟に対応できます。
株主総会の詳細画面を開く
株主総会の一覧から状況を確認したい日時の株主総会をクリックすると、該当の株主総会に関する書類、現時点の成否や決議状況などが確認できます。
委任状(同意書)の回答状況は「出欠と議決権の行使状況(同意書の回収状況)」から確認できます。
提出状況を確認する
委任状(同意書)が提出されると、「出欠と議決権の行使状況(同意書の回収状況)」に提出状況が記録されます。
一番左側の列には委任状(同意書)の確認・提出の状況ごとに「未送付」「送付済み」「開封済み」「回収済み」の4つから該当ステータスが表示されます。
smartroundで自動生成された委任状(同意書)は、自動で回答内容が反映されます。
任意の形式でファイルをアップロードし提出された場合は、回答内容は自動連携できないため、アップロードされたファイルを参考に手動で回答内容を登録します。
提出状況を編集する
該当株主の右側にある「…（三点リーダー）」より「出欠と議決権の行使状況(同意書の回収状況)」を選択します。
「編集」をクリックします。
提出いただいた委任状(同意書)をもとに手動で「出欠席」「ステータス」「議案の賛否」を入力します。
書面やsmartround外で提出された場合は「委任状(同意書)を手動アップロード」から委任状(同意書)のデータをアップロードし、記録します。
smartroundにファイルをアップロードする形で委任状(同意書)を提出された場合は、「株主がsmartround上で提出した委任状(同意書)」の内容を確認し、手動で「ステータス」を変更したうえで「委任状(同意書)を確認しました」にチェックをつけます。
委任状(同意書)の結果をsmartroundで自動集計するためには、ステータスを「回収済」に変更して保存する必要があります。
招集通知を再送する
委任状(同意書) を未提出の株主に対して、招集通知(提案書)の再送（リマインド）ができます。
該当株主の右側の「…（三点リーダー）」から「招集通知(提案書)の送付状況」を選択します。
「招集通知(提案書)の送付状況」タブで送付履歴が確認できます。
送付済みの担当者の右側にある「再送」をクリックすると、招集通知(提案書)が再送されます。
送付状況画面で招集通知（通常開催）や提案書（みなし開催）の最終送付日時を確認できます。
正確な送付日時を把握できるため、再送の要否判断に活用できます。
担当者を追加し、招集通知を送付する
招集通知(提案書)送付後、担当者が変更となった場合など追加で招集通知(提案書)を送付する場合は、担当者を追加して招集通知(提案書)を送付できます。
該当の株主の右側「…（三点リーダー）」より、「招集通知(提案書)の送付状況」を選択します。
「担当者を追加」をクリックします。
「担当者名」「送付方法」「送付先」を入力し、「追加」をクリックします。
追加した担当者の右側にある「送付」をクリックすると、招集通知(提案書)が送付されます。
よくあるご質問
Q1.株主総会の招集通知送付後に担当者のメールアドレスが変わった場合、新しいアドレスに招集通知を送れますか？
A1.はい、新しいメールアドレス宛てに招集通知(提案書)を送付できます。
担当者を新規追加して、新しいメールアドレスを設定して送付してください。
該当の株主総会の詳細画面「出欠と議決権の行使状況(同意書の回収状況)」にて、該当の株主の右側「…（三点リーダー）」より、「招集通知(提案書)の送付状況」を選択します。
「担当者を追加」をクリックします。
「担当者名」「送付方法」「送付先」を入力し、「追加」をクリックします。
この時、送付方法は「smartroundからメール送付」を選択し、送付先は新しいメールアドレスを入力します。
追加した担当者の右側にある「送付」をクリックすると、招集通知(提案書)が送付されます。
補足：証券データの更新も必要です
「担当者を追加」から登録したメールアドレスは、証券データの「保有者」情報内にある「担当者情報」へ、新しい連絡先として追加されます。
既存の情報は上書きされないため、古い情報は適宜削除するなど、担当者情報を編集してください。
参考記事：【証券データ】証券データの入力方法