【株主総会】法律に関わる各種手続きについて

smartround上で行う各種手続きについて、会社法などの法律的な観点についてよくお問い合わせいただく内容についてご説明します。

弊社から各社の個別の事情に応じた法的助言を行うことはできません。

個別の状況に応じた適切な対応方法を問う場合や法的判断が必要となる場合は、必ずお近くの専門家までご相談ください。

あらかじめ株主に対し、招集通知を「smartround」から電磁的方法で送付することに対する事前承諾を取っていれば問題はありません。

また、一度承諾を得られれば、総会ごとに再度承諾を取る必要はございません。 smartround上で、株主に対して「電磁的方法による招集通知の送付申請」（smartroundからメールが送付されます）を送り、承諾を取ることも可能です。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。
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参考：会社法299条3項・会社法施行令2条1項

A2.非公開会社の場合、原則として株主総会の開催日の8日前（中1週間前）までとされています。

ただし、取締役会非設置会社では、定款で定めることにより招集通知の発出期限を短縮できます。

また、招集通知は発信主義を採用しているため、会社法で定められた日までに適切に発信（発送）していれば、万が一それが到達していなくても適法とされます。

参考：会社法299条1項

A3.会社法により、委任状（代理権を証明する書面および電磁的記録）は株主総会の日から3か月間保管する必要があります。

参考：会社法310条6項

A4.書面で作成した場合でも、原則として記名押印の義務はありません。

また、電磁的方法においても、電子署名をする義務はありません。

なお、株主等から閲覧または謄写の請求があった場合に備えて、プリントアウトまたは映像として表示できるようにしておく必要があります。

参考：会社法318条1項

A5.定時株主総会は、毎事業年度の終了後の一定の時期に開催する必要があります。株主名簿の基準日に関する規則との関係から、事業年度末日から3か月以内に開催することが一般的です。

一方で臨時株主総会は、必要があるときにいつでも臨時に招集できます。

定時株主総会として招集されたもの以外の株主総会は、すべて臨時総会となります。

なお、株主の議決権行使を不当に妨害するような日程は許されませんが、株主が問題なく権利を行使できる場合は休日や祝日の開催も可能です。

参考：会社法296条

A6.権限者が代理人による権限行使を認めている場合は有効と見なされます。

smartroundで委任状を提出する際は、提出者自身が権限者であることを確認したうえで提出したものとみなしております。