取締役会smartroundでは、招集メールの送付状況や出欠席、議案への賛否を確認・記録できます。
送付内容を確認する
招集メールの送付後、添付した参考資料などの送付用書類をダウンロードできます。
参考書類を編集する（実際に開催のみ）
【重要】取締役会参考資料の編集について
取締役会参考資料の編集は、取締役会の開催形式によって対応が異なります。
＜実際に開催の場合＞
資料の差し替えができます。
＜書面決議(みなし決議)の場合＞
資料の差し替えができません。
変更が生じた際は、以下のいずれかの対応をお願いいたします。
1.書面決議(みなし決議)を再作成する
2.変更後の資料を別途メール等で送付する
該当の取締役会詳細画面から、参考書類の「編集」をクリックします。
参考書類を追加する場合、「ファイルをアップロード」または「URLをアップロード」から選択できます。
〈ファイルをアップロード〉
「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」をクリックしてファイルをアップロード後、「保存」をクリックします。
〈URLをアップロード〉
「URLをアップロード」を選択し、「URL」と「資料名」を入力して「追加」をクリック後、「保存」をクリックします。
資料の順番を入れ替えたい場合
資料名の横をドラッグ&ドロップすると自由に順番を変更できます。
「参考書類の変更通知設定」より役員・オブザーバーへの通知有無を選択します。
〈通知する場合〉
「通知する」を選択して、メールに記載するコメント（任意）を入力します。 「送付」をクリック後、送付方法「smartroundからメール送付」に設定している役員・オブザーバーにメールが送付されます。
〈通知メール内容〉
〈通知しない場合〉
「通知しない」を選択して、「保存」をクリックします。
送付状況の確認をする
招集メールを送付すると、一番左側の列でステータスを確認できます。
＜実際に開催の場合＞
「未送付」「送付済」「開封済」の3つから該当ステータスが表示されます。
＜書面決議(みなし決議)の場合＞
「未送付」「送付済」「開封済」「回答済」の4つから該当ステータスが表示されます。
ステータスは、招集メールを作成する際の「送付方法」より「smartroundからメール送付」を選択した場合に自動で変更されます。
受信者の環境やメールサーバの設定によっては、実際の開封状況と表示が一致しない場合があります。
ステータスは目安としてご確認ください。
「自分で連絡」を選択した場合は、招集メール作成後に氏名をクリック後、右側に開くモーダル「招集の連絡状況」画面より手動でステータスの変更を行います。
書面決議(みなし決議)の場合は、ステータス一覧から手動で変更できます。
招集メールを再送する
送付先Emailが設定されている場合は、「招集の連絡状況(提案書の送付状況)」画面より招集メールを「送付」「再送」することもできます。
「送付先変更」 を選択いただくと、変更したアドレスに招集メールを再送できます。
実開催・書面決議(みなし決議)共に同画面から招集・提案書メールの最終送付日時をご確認いただけます。
正確な送付日時を把握できるため、再送の要否判断にお役立てください。
決議状況を記録する
＜実際に開催の場合＞
取締役会開催後に役員・オブザーバーの出欠と決議状況を記録できます。 「出欠と決議状況を入力する」をクリックします。
「出欠」から役員・オブザーバーの出欠席を選択します。
追加の報告事項があった場合は「報告事項を追加」から適宜追加します。
「その他」を選択すると、任意の報告事項を入力できます。
追加の議案があった場合は「議案を追加」から適宜追加します。
議案ごとに議案への賛否を入力します。
「全て賛成を入力」をクリックすると、全てに賛成が反映されます。
「保存」をクリックすると出欠と決議情報の記録が完了します。
情報を編集する場合は、右側の「出欠と決議情報を編集する」から編集できます。 報告事項や決議事項のみの編集は、各項目右側の「編集」から編集できます。
＜書面決議(みなし決議)の場合＞
書面決議(みなし決議)の場合は、提案書の送付状況や同意書の回収状況を「同意書・確認書の回収状況」から確認できます。
受領済みの同意書・確認書は、「同意書・確認書の一括ダウンロード」からまとめて保存できます。
議事録をアップロードする
取締役会開催後に、議事録をアップロードして保存できます。
「議事録をアップロード」をクリックします。
「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」をクリックしてファイルをアップロード後、「保存」をクリックします。
議事録はPDF形式で1ファイルのみ(50MBまで)アップロードできます。
議事録テンプレートをダウンロードする
該当の取締役会の「会議(書面決議)の記録」をもとに一般的な取締役会議事録のテンプレートが自動で作成されます。
テンプレートの記載内容が正しいか、貴社固有の要件を充足しているか必ずご確認の上ご利用ください。
また、議事の詳細や決議に至った過程等はテンプレートには記載されませんので、必ずご自身で記載ください。
「議事録テンプレートをダウンロード」をクリックします。
＜実際に開催の場合＞
「議長兼議事録作成者(任意)」を選択後に「ダウンロード」をクリックすると、Word（docx形式）のテンプレートファイルをダウンロードできます。
＜書面決議(みなし決議)の場合＞
「議事録作成者(任意)」「決議があったものとみなされた日(任意)」を選択後に「ダウンロード」をクリックすると、Word（docx形式）のテンプレートファイルをダウンロードできます。
添付書類をアップロードする
添付書類は電子署名の対象ではありません。
電子署名が必要な書類は、議事録のファイルにまとめてください。
議事録内で別紙参照としている場合は、「添付書類」として別紙を追加できます。
「添付書類を追加」をクリックします。
「ドラッグ＆ドロップ」または「ファイルを選択」をクリックしてファイルをアップロード後、「保存」をクリックします。
添付書類は複数ファイル(各100MBまで)のアップロードできます。
ファイル形式は問いません。
該当取締役会にアップロードしたファイルが表示されます。
