フルリモートで株主総会の準備を遂行。業務効率化とコスト削減を同時に実現(株式会社wellday 澁谷海斗さん)

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株主総会
資本政策
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「株主総会smartround」「資本政策smartround」「経営管理smartround」と、複数のsmartroundのサービスをご利用くださっている株式会社wellday。 今回、同社にてコーポレート業務を担う澁谷様に「株主総会smartround」を活用し、株主総会業務を効率化したお話や活用ポイントを伺いました。
 
株式会社wellday 澁谷海斗さん
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株式会社wellday 株式会社welldayは課題解決へのアクションに最も注力したエンプロイーサクセスプラットフォーム「wellday」を開発・運営。組織の状態に合わせたオリジナルのゴールを設定し、従業員一人ひとりの課題に最適化したソリューションを提供。 取材対象者プロフィール コーポレート 澁谷海斗さん 2020年7月より株式会社welldayにてHR以外のコーポレート全般を担当。
 

課題点

  1. 当初、株主総会の経験やノウハウがなかった
  1. リモートワーク下でもスムーズに株主総会の準備を行いたかった
 

株主総会を開催するノウハウがなく 司法書士に書類の作成を依頼

業務内容を教えてください。
澁谷さん:弊社は設立して4期目のベンチャー企業なのですが、私は管理部門に所属しており、HR以外のコーポレート業務を担っております。経理、財務などがメインで、私1名で担当しております。
 
smartroundを導入した経緯やきっかけを教えてください。
澁谷さん:私がwelldayに入社した2年ほど前に、すでにsmartroundが導入されている状況でした。当時、弊社はまだ株主総会を1回実施したくらいの頃で運用面の課題がたくさんあったのですが、弊社代表の牟田が、もともと知り合いだったスマートラウンド社の冨田さんに「株主総会を簡単に行える」と紹介されて導入したようです。
 
「株主総会smartround」について、お伺いします。「株主総会smartround」導入前はどのように株主総会を実施していましたか。
澁谷さん:私が入社する前の話にはなるのですが、当時の担当者はコーポレート業務未経験で株主総会を開催したことがなかったため、ノウハウがないという状況でした。ツールなども導入していなかったため、司法書士の先生に依頼して資料等を作ってもらい、担当者は書類の郵送等を行うという方法で株主総会を開催していたと聞いています。
 

フルリモートでも株主総会の準備を遂行 コスト面・工数面ともに削減

その後「株主総会smartround」を使い始めて、どのような変化やメリットがありましたか?
澁谷さん:私が入社したタイミングからは株主総会smartroundを活用しているのですが、まず、以前は司法書士の先生に依頼していた書類の作成も、smartround上で自分たちで作成できるようになりました。招集通知の送付等もsmartroundでできるため、書類の作成から送付まで全てをsmartround上で完結できるようになりました。
 
私がwelldayに入社したのがちょうど2年前の2020年で、コロナが大流行していた時でした。通常であれば、株主総会の準備の際は、書類の郵送や押印、受け取りや確認作業などで出社を要することが多いのですが、smartroundを活用することで完全にリモートワーク下でコーポレート業務を遂行することができました。例えばですが、smartroundを導入していない場合だと、書類の回収や確認をするためだけに複数回出社しなければならなかったかと思います。
 
コスト面でもメリットがありました。株主に招集通知等の書類を送るためにレターパックを利用していたのですが、それをsmartroundでWEB完結できるようになったことで、レターパックのコストを削減することができました。レターパックって370円しますが、郵送の際に返信用のレターパックもいれるため、1株主に700円超かかっておりました。また書類のミスなどで1往復で済まない場合もあり、場合によっては2000円くらいかかってしまうこともあったので、そのコストが0円になったのはかなりのメリットかと思います。
 
また郵送の場合、都内でも1日くらいは時間がかかりますが、smartroundだと即時送れるため、時間の削減にも繋がったと思います。他にも、例えばVCに連絡する際は、これまでは担当の方が書類を確認してパートナーの方が押印するという流れで時間がかかるケースがありましたが、smartroundだと担当者とパートナーの両方に直接送付できるので時間が短縮できている実感があります。
 
私が入社してから株主総会は5,6回程実施しておりますが、準備にかかる工数は以前運用していた時の10分の1くらいに削減できたと思います。

わかりやすいUIで操作も簡単 CSのサポートで問題なく活用が可能

かなり工数が削減されていますね。他に便利だと思った箇所はありますか?
澁谷さん:使ってみてとても感動したのですが、保有している株式の種類ごとに、送付する株主を選択できるところが非常に便利だと思いました。書面でやりとりしていると「この株主は普通株式で、あの株主は普通株と優先株があって」というようにごちゃごちゃしたりするのですが、画面上で送付先をポチポチ選択するだけでいいのでとても便利です。
また、WEB上で、株主が回答してくれたかどうかわかるのも利点だと思います。
招集する株主及び担当者を選択する画面
 
使い方などで迷ったりするケースはありませんでしたか?
澁谷さん:わかりやすいUIのため、初見でもある程度スムーズに操作することができました。たまにわからないことがあっても、スマートラウンドのカスタマーサポートに連絡するとすぐ回答をしてくれるので、問題なく使いこなすことができました。
 

株主名簿を簡単に出力 株主とのコミュニケーションの円滑化にも寄与

導入を検討しているお客様にメッセージをお願いします。
澁谷さん:スタートアップや創業したてのベンチャー企業にとてもおすすめのポイントなのですが、smartroundを導入すると「株主名簿」を簡単に出すことができるので、とても便利です!
スタートアップや創業したてのベンチャー企業だと「そもそも株主名簿って何?」という状況かと思いますが、smartround上でガイドに従って証券データに必要事項を入力しておくだけで、以後はクリックのみでダウンロードすることができます。フォーマットを調べてエクセルに入力していくという手間が省けるので是非導入をおすすめします。
また、共通機能であるライブラリも非常に便利です。投資家の方から書類をメールで求められることも多々あると思いますが、最新の書類をライブラリにアップロードしておきそちらから見ていただくように依頼しておけば、わざわざ都度対応する手間が省け、コミュニケーションコストを削減することができます。
また、弊社では「優待特典smartround」で弊社サービスwelldayが初年度最大50%OFFになる優待特典を掲載しておりますので、こちらもあわせて是非利用してみてください。
 
今後の目標やビジョンなど教えてください。
澁谷さん:今後はさらに、従業員と会社の成功の両立を実現すべく、働く上でのあらゆる課題への解決策の拡充をしていきたいと考えております。
 
ありがとうございました!
 
smartroundはスタートアップのバックオフィス業務・投資家とのやり取りを効率化するサービスとして「株主総会smartround」「資本政策smartround」「経営管理smartround」などを提供しています。いずれも無料でご利用いただけますので是非こちらからご登録ください! サービスデモをご希望の方はサービス内の右下の問い合わせチャットよりご連絡ください。