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株主総会書類の印刷と郵送の手間を0に。(株式会社Fun Group 田中俊輔さん)

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株主総会
今回は、世界6拠点で国際旅行者に対して海外現地オプショナルツアーや体験をプロデュース・企画・運営する株式会社Fun Group 管理部マネージャー田中俊輔さんにsmartround利用の背景と効果について伺いました。
株式会社Fun Group管理部マネージャー田中俊輔さん
株式会社Fun Group管理部マネージャー田中俊輔さん

Fun Groupについて

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Fun Groupは、国際旅行者に対して海外現地オプショナルツアーや体験をプロデュース・企画・運営する「グローバル・ツアーチェーン」。 現在、世界6拠点3言語(主に日本語、英語)で自社直営展開をしており、安心安全をベースとした観光体験(バスツアー、プライベートツアーを中心)を、現地子会社を通じて提供している。
 

株主総会書類の印刷と郵送にかかる大きなコスト

smartround利用前の株主総会は、どのような形で運用していましたか?またその中で何が大変でしたか?
田中さん:私とパートの方1名とで開催の準備を行い各株主の方に紙で招集通知や添付書類を郵送していたため金銭的にも時間的にも負担が大きかったです。 弊社は株主数が多いため、毎回印刷だけでも2〜3時間かかっていて、1回あたりの株主総会の書類の印刷/郵送費用で約6万円ほど(株主総会の開催が立て続けにあった年には年間10万円〜20万円)それに加え人件費がかかっていたので振り返ってみると相当なコストを支払っていたなと思います。
また新株発行などの種類株主総会が必要なケースについては保有する株式に応じて「この方は普通+A1種で、この方はA1種だけで、この人は普通とA1種とA2種で…」というふうにマニュアルで書類をカスタマイズして用意する必要があったため、郵送書類を間違えるリスクが高かったなとも感じます。
そんな中でヘイ株式会社代表の佐藤様からsmartroundをご紹介いただき、弁護士の方に電磁的な方法での株主総会の招集方法について確認したところ、特に懸念事項等ががなかったことがわかり、導入するに至りました。
smartroundなら種類株主総会にも対応!株式種類ごとに保有者を選択できます。
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導入後は全てオンライン完結でコストは1/100に!

smartroundを利用してから、どのような変化がありましたか?
田中さん:書類の送付コストと委任状の回収までの時間が圧倒的に削減されました。smartroundで発送手続きのフローを踏めば、招集通知の送付が完了し、当日のうちに株主の方の半数以上から回答をいただくことができ、導入前と比べてコスト削減が実現し感動しました。冗談じゃなく1/100くらいコスト削減できていると思いますね。また利用料も無料という点にも驚きを感じてます。
委任状の回収状況がリアルタイムで反映されるのも非常に便利で、これまでの株主総会では株主の方からの委任状がきているかをチェックするために、私が会社へ出社し集計状況を確認する必要があったのですが、smartroundを導入してからそのような負担が一切無くなりました。
従来通りであれば株主総会の前の何日かは会社にいって「委任状集計しなきゃ」と焦っていたのですが、こんなにも株主総会の前日に株主総会以外の業務に従事できるとは思ってもいませんでした。笑 
smartroundなら自動で委任状の回収・集計!オンライン上で完結します。
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これまでは、エンジェル投資家の方や事業会社の投資担当者の方は多忙なため何度も委任状提出のリマインドをさせていただく必要があり、場合によって朝一で電話をしてお願いするというような対応もありましたがsmartroundを導入してからはそういったコミュニケーションも減りスタートアップだけでなく、株主の方のニーズも満たしているいいサービスだなぁと思っています。株主総会以外の投資家の方とのやり取りも、ライブラリ機能等を活用して行く予定です。
今後も積極的にsmartroundのようなサービスを活用し、バックオフィス業務に留まらず、会社の業務全体の効率化を引き続き徹底していけたらと思います。

田中さん、素敵なお話聞かせていただきありがとうございました!
smartroundはスタートアップのバックオフィス業務・投資家とのやり取りを効率化するサービスとして「株主総会smartround」「資本政策smartround」「経営管理smartround」などを提供しています。いずれも無料でご利用いただけますので是非こちらからご登録ください! サービスデモをご希望の方はサービス内の右下の問い合わせチャットよりご連絡ください。