株主総会の委任状に回答・提出する
株主総会smartroundを使って送付された招集通知に対し、委任状を提出します。
煩雑な委任状の回答手続きをシステムに沿って簡単に完了できます。
＊もちろん、実際に出席される場合は委任状の回答は不要です。委任状を回答・提出するためにsmartroundのアカウントは必要ありません。
そもそも株主総会smartroundとは
株主総会smartroundはスタートアップと株主双方の株主総会関連業務を効率化するサービスです。当サービスでは以下のことが実現できます。
1. 株主総会関連書類の作成時間を大幅削減
基本情報と決議事項を入力するだけで招集通知を自動作成することができます。
2. 書類の郵送業務を効率化
招集通知や添付書類をオンラインで簡単に送付することができます
3. 煩雑な委任状の回収と集計を自動化
事前に入力された議決権数に基づき、委任状の回答は自動集計されます。
4. 株主はどこにいても回答可能
PC/スマホなど都合のよい端末でオンラインにて委任状を提出できるので、株主の方にとっても便利です。
招集通知の受信
発行体が招集通知を送付すると、発行体が指定したメールアドレス（複数指定可）宛にsmartroundから以下のような招集通知メールが届きます。
委任状の回答
招集通知及び添付資料の内容を確認したら、委任状の回答へ進みます。
ここでは2種類の回答方法についてご説明します。
smartroundで回答される場合
招集通知メールの「smartroundで作成・提出」をクリックすると下記のような委任状回答フォームが開きます。議案への賛否を入力の上、ご提出ください。
書面で回答される場合
招集通知メールの「PDFをダウンロード」をクリックしてください。
PDF形式の委任状を印刷し、議案の賛否を記載し郵送してください。
招集通知の転送
smartroundから届いたメール内に「この招集通知メールを転送」というボタンがあり、そちらから任意の担当者に転送することができます。
＊ただし、転送元の担当者は委任状回答権がなくなることをご注意ください。
押下すると、smartround上で「招集通知を転送」の画面が立ち上がりますので、必要な項目を入力していただくことで転送が完了いたします。
転送が完了すると、確認画面が立ち上がりますので、正確に転送が行われていることをご確認ください。
控えメールによる確認
smartroundで回答をした場合、委任状の控えメールが届きます。
回答時刻及び回答者が記載され、「PDFをダウンロード」からダウンロードいただけます。
＊書面で回答した場合は委任状の控えメールは届きません。
委任状の提出の手続きは以上となります。