株主総会smartround

株主総会smartroundでは、smartround上で登録した株主に対して、メールで株主総会招集通知の送付を行うことができます。また、委任状の作成、送付、さらに回収までの全てをsmartround上でオンラインで完結させることができます。

◆株主総会招集通知作成

①画面左上のプルダウンメニューをクリックし、「株主総会smartround」を選択します。

総会①

 

②画面が遷移すると、「非公開会社であるかどうか」、「取締役会非設置会社であるかどうか」を選択する画面が表示されるため、該当にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

※以下の画面は株主総会smartroundを始めてご利用頂く場合のみ表示されます。以下の設定は、後ほど変更頂くことも可能です。設定方法は以下③をご確認ください。

※株主総会smartroundは非公開会社にのみ対応しています。

総会②

 

③株主総会を開催する際は、「新規開催」をクリックします。

※②で設定した会社情報は、画面右上の「会社設定」より変更頂けます。

総会③


④新規開催をクリックすると、情報入力画面が表示されるため、案内に沿ってご入力ください。入力は、「基本情報入力」「目的事項選択」「招集通知・添付資料選択」「内容確認」「参加株主選択」の全5ステップに分かれております。


【基本情報入力】

第1ステップとなる「基本情報入力」では、書面投票や電子投票の可否に加え、開催場所や日時等の、総会の基本情報を入力します。

総会④


【目的事項選択】

「目的事項選択」では、総会での報告事項及び決議事項を選択します。

報告事項は「事業報告の内容報告の件」を選択し、対象の会計期間をご入力ください。

決議事項においては、当該の総会で決議される決議事項をご選択ください。

※選択肢の中に、ご要望の決議事項がない場合は、「その他」を選択し、ご自身でご入力ください。

総会⑤

 

【招集通知・添付資料選択】

「招集通知・添付資料選択」では、総会の招待通知及び添付資料をアップロードいただきます。

「招集通知」は必須資料となり、「添付資料」は任意で複数ファイルの選択が可能となります。各資料枠内の「アップロード」をクリックし、該当ファイルを選択してください。

総会⑦
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また、上記資料についてまだご用意の無い場合は、弊社にて作成したテンプレートの用意もございますため、ご入用の際は活用ください。各資料枠内の「テンプレート」下部の「招集通知」または「株主総会参考書類テンプレート 」をクリックし、ご確認ください。

総会⑧

 

【内容確認】

「内容確認」では、今まで入力した内容のチェックが行えます。

総会⑨

 

【参加株主選択】

「参加株主選択」では、総会に参加する株主の選択が可能です。

株主の情報はsmartround内の「株主管理」機能とリンクしているため、まだ「株主管理」機能にて株主の登録を行っていない場合は、登録をする必要があるため、「株主管理で編集」をクリックしてください。総会⑩

 

画面が遷移したら「株主追加」をクリックし、株主情報を入力します。

株主情報の下部のスクロールバーを右側までスクロールし、一番右側にある電話番号まで入力してください。入力が完了したら、「保存」をクリックしてください。

株主総会⑪

総会⑫

株主情報を入力後、「作成中の株主総会へ」をクリックすると、先ほどの株主総会smartroundの画面に戻ります。

総会⑬

画面遷移後、「招集対象」にて、本総会で招集通知を送付する株主にチェックを入れてください。

総会⑭

⑤最後に、株主総会の通知内容の最終確認を行います。

株主選択後、画面下部の「自分宛にテスト送付」をクリックすると、自身の登録メール宛に株主に配信される通知内容が送付されます。

総会⑮

◎テストメール受信画面


総会⑯

 

テストメールの内容を確認頂いた後、再度株主総会smartroundの画面に戻り、「招集通知を送付」をクリックすると、株主に招待通知がメールで送付されます。以上で株主総会招待通知の送付は完了です。

株主総会⑰

◎株主受信画面

総会⑱

◆株主側の操作

株主総会通知後のアクションとしては、委任状の作成が可能です。株主が受信したメール内の「委任状を作成」をクリックすると、以下画面に遷移します。

議決の賛否を選択し、株主自身の氏名や所属企業を入力後、送付をクリックすると、企業に送付され、総会内容に反映されます。委任状

総会⑲

 

◎株主総会smartround総会管理画面

株主より委任状が送付されると、以下のように委任状の内容が反映されます。

総会⑳

◆株主総会招集通知送付後の操作

株主総会招待通知送付後は、総会の基本情報の管理、議決や出席の管理が可能です。

①出席及び議決権の管理

株主総会ページを一度作成し終えた後、「株主総会smartround」を開くと、作成した株主総会ページの一覧が表示されます。

ご指定の株主総会をクリックすると、当該株主総会の個別ページに遷移します。

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株主総会の個別ページでは、議案の議決状況や株主の出欠などを一括で管理することができます。画面右上の「株主総会基本情報」の右側の「編集」ボタンをクリックすると、株主総会自体の開催日時や開催場所等の基本情報を編集することができます。

※株主からの委任状の返送や株主情報の編集前は、株主の出欠席は全員欠席となっております。

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株主名右側の「編集」をクリックすると、株主の出欠状況や議案の賛否などを変更することができます。

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変更した議決は、委任状の内容も含め、各株主の保有株数に応じて計算され、「株主総会定足数」や各議案の可否に反映されます。

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