スマートラウンドが自社サービスを自らユーザーとして使うことで株主総会の業務を効率化!(株式会社スマートラウンド大地正子)

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株主総会
株主総会の準備に工数をとられているスタートアップは非常に多いのではないでしょうか?
実際、当社でもかつては株主総会の準備に担当者が忙殺されておりました。
しかしながら、自社サービス「株主総会smartround」をローンチに伴いバックオフィスで導入したところ、膨大な工数の削減を実現することができました。
今回は実際に「株主総会smartround」を利用して株主総会を運営していた当社社員の大地にインタビューをし、導入前の運用方法や課題、導入後の便利になった点などを具体的に語ってもらいました。
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株式会社スマートラウンド
バックオフィス
大地正子
2020年3月に株式会社スマートラウンドに入社。株主対応の他、労務管理・総務などバックオフィス全般を担当。

課題点

  1. 株主総会の度、膨大なアナログ作業に忙殺されていた
  1. ミスが許されない作業のため精神的にも負担が大きかった
 

スプレッドシートを利用し、株主管理 株主総会の度、アナログな事務作業に忙殺

株主総会smartroundを利用する前は、どのようなサービスを使っていましたか?
大地:スプレッドシートと電子契約サービスを主に利用していました。当時株主が34名いたのですが、株主名簿としてスプレッドシートを活用しており、株主の氏名、株式の種類、いつ取得したのか、持ち株数はどれくらいか、株主総会の返事があったのか等を管理していました。また別のスプレッドシートでは、株主の住所やメールアドレスといった連絡先や、秘書の方のメールアドレス等を管理していました。
 
株主総会を開く度、どの株主に書類を送るのかをチェックし、招集通知など書類をwordで作成し、対象者全員に電子契約サービスを用いてメールを送るということを行っておりました。株主の34名分、ちゃんと送り先やメールアドレスがあっているかなどを手動で確認し送信しなければならず、膨大なアナログ作業が発生しているという状況でした。
 
宛先や内容を間違えることは許されないため、非常に神経を使う精神的にも負荷のある作業でした。大体この作業に1週間以上かかっていたと思います。さらに、招集通知を送った後、回収を行う必要がありますが、返事の確認を行ったり、返事がない場合はプッシュしたりしないといけないため、合計で1-2週間程の時間がかかっていました。
 
私が入社したのが2020年3月だったのですが、4月にJ-KISSの発行があったため、何もわからない状態にもかかわらず、臨時株主総会の準備をしないといけないというような状況でとても大変だったのを覚えております。
 

書類作成から招集通知までの工数が削減 1週間かかっていた作業が3分に

それは大変ですね。その後2020年6月の株主総会から「株主総会smartround」を導入したわけですが、実際作業はどう変わりましたか?
大地:まず、1つ目に、招集通知を送るまでの時間が圧倒的に短くなりました。これまで全員に送るのに1週間ほどかかっていたものが3分くらいになりました。管理画面上で「開催日」「開催場所」など必要な項目をポチポチ入力していくだけで招集通知の書類を自動で作ってくれますし、決議内容によっては参考資料も管理画面上で作ってくれるため、書類を作成する手間がかなり省けました。送信も管理画面上で招集する株主を選択するだけで出来るので、これまでのようにスプレッドシートからメールアドレスを1つ1つ電子契約サービスに貼り付ける必要がなくなりました。
また株主側にとっても返信が楽になったためか、回答を早く回収することができるようにもなりました。
 
2つ目は委任状の回答管理が楽になりました。以前は、誰に送り、誰から返信が来たか確認をし、決議事項については、議案に賛成してくれたかどうかをチェックし、議決権の数を数えて集計していました。
 
しかし、株主総会smartround導入後は、株主が回答したらそれらを自動で反映し集計してくれるので、招集通知を送った後はもう何もしなくていいという状態になりました。これまで株主からの返信がくる度にスプレッドシートへ反映していたのですが、その作業をしなくなってよくなったため、かなり工数が削減されました。イメージ的には100分の1くらいになった感覚です。
しかも一覧で既読か未読かもわかるため、未読の株主へのリマインドも楽にできるようになりました。
自分たちが作っているサービスだと言うことを差し引いても(笑)、とても便利だと思っています。
※必要な項目を選んで短時間で書類を作成し、ミスなく送付できます。

アナログ作業によるミスの心配から解放され、精神的な負担が軽減

他に導入したことのメリットはありましたか?
大地:人力で1つ1つスプレッドシートから貼り付けて送付してた際の、間違ってはいけないという精神的負担が軽減されました。システム化したことにより、ミスを心配しなくてよくなったという点は非常に良かったと思います。最初に1度だけ、株主の名前や、メールアドレス、持ち株数、取得時期などをシステムに入力してしまいさえすれば、あとはもう間違えることはないのは非常に安心ですね。
 
また、株主総会smartroundを利用すると、電子契約サービスを利用する必要がなくなるため、その分のコストが浮くというメリットもありました。
 

無料で使えて業務効率が大幅に改善 初めての方でも安心して株主総会に臨める

宣伝みたいになってしまいますが(笑)、これは使わない手はないですね!導入を検討しているお客様の方にメッセージをお願いします。
大地:自画自賛ですが(笑)、無料でこんなに楽になるなら使わない手はないと思います!株主総会smartroundはパートナーと繋がっていただきさえすれば無料で利用できます。株主が何名いても料金はかからないため、1度使ってみてはいかがでしょうか?これまで膨大な時間がかかっていた作業も、「こんなすぐ終わるの?」とびっくりするくらい楽になりますよ!
また私のように株主総会が未経験という方もスタートアップには多いかと思いますが、株主総会マニュアルもありますし、初めてでも安心して利用できるので、導入を強くお勧めします。
ありがとうございました!